Im Dashboard öffnest du das Event und klickst auf „CSV-Export“. Du bekommst eine Tabelle mit einer Zeile je eingetragener Person und Schicht. Das Format ist eine Textdatei im Format CSV mit Semikolon als Trennzeichen, Zeichensatz UTF-8 mit BOM (damit Excel Umlaute richtig anzeigt). Felder, die ein Semikolon, Leerzeichen, Anführungszeichen oder einen Zeilenumbruch enthalten, stehen in Anführungszeichen. Die Datei heißt export_ plus Name des Events plus .csv. Im Namen des Events bleiben nur Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern, Unterstrich und Bindestrich stehen, alles andere (Leerzeichen, Umlaute, Sonderzeichen) wird zu einem Unterstrich.
Spalten der Schichtliste
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Tag | Datum der Schicht, Format TT.MM.JJJJ |
| Schicht | Bezeichnung der Aufgabe |
| Start | Beginn der Schicht, Format HH:MM |
| Ende | Ende der Schicht, Format HH:MM |
| Gruppe | Name der Gruppe, der die Person zugeordnet ist (leer, wenn keine) |
| Helfer | Name der eingetragenen Person |
| Telefonnummer | Telefonnummer der Person |
| Zusatzfelder | Pro Zusatzfeld, das du für das Event angelegt hast, eine weitere Spalte mit der Bezeichnung des Feldes als Überschrift. Ja/Nein-Felder stehen als „Ja“ oder „Nein“, alle anderen als Text. |
Schichten ohne eingetragene Person erscheinen nicht als Zeile. Zellen, die mit einem Zeichen beginnen, das Excel als Formel deuten würde (=, +, -, @, Tabulator oder Wagenrücklauf), bekommen ein Hochkomma vorangestellt. Das schützt dich beim Öffnen in Excel. Es betrifft zum Beispiel Telefonnummern, die mit + beginnen; das Hochkomma musst du bei Bedarf selbst entfernen.
Mitbringliste
Hat das Event eine Mitbringliste, hängt sie unter der Schichtliste an, getrennt durch eine Leerzeile und die Überschrift „Mitbringliste“. Die Spalten sind:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Artikel | Was mitgebracht wird |
| Helfer | Name der Person |
| Telefonnummer | Telefonnummer der Person |
| Eingetragen am | Zeitpunkt des Eintrags, Format TT.MM.JJJJ HH:MM |
Einschränkungen
- Eine Datei gehört immer zu einem Event. Für mehrere Events exportierst du jedes einzeln.
- Ein Event löschen wir 90 Tage nach seinem Ende automatisch. Exportiere die Daten vorher, wenn du sie behalten willst.
- Die Einstellungen eines Events (zum Beispiel Beschreibung, Logo oder Passwort) und die Liste deiner Gruppen sind nicht Teil der Datei. Die Gruppe jeder Person steht in der Spalte „Gruppe“. Brauchst du diese Angaben oder die Schichten ohne Eintragung (außer dem Passwort), liefern wir sie dir auf Verlangen kostenlos als JSON- oder CSV-Datei, das Logo als Bilddatei. Schreib uns an [email protected].
- Für das öffentliche Demo-Konto sind Namen, Telefonnummern und Zusatzangaben maskiert.