Nicht alle Mitglieder sind in der WhatsApp-Gruppe, und nicht alle lesen den Newsletter. Manche erreicht ihr nur über Papier: über den Zettel an der Tür zum Vereinsheim, das Plakat im Schulflur, die Seite im Kirchenblatt oder den Elternbrief, der im Ranzen nach Hause wandert. Auf Papier kann man nicht klicken, also kommt ein QR-Code drauf. Damit ihn jemand scannt, muss er groß genug sein, und der Zettel muss mehr sagen als „Helfer gesucht“.
Den Event-Link und den QR-Code holen
In Schichtplan-Manager öffnet ihr im Dashboard das Event und klickt auf „Teilen“. Es öffnet sich ein Fenster mit dem QR-Code und dem Helfer-Link. Ihr könnt den Link kopieren und den QR-Code als Bild (PNG) herunterladen. Den Code erzeugt der Browser selbst, der Link wird dafür nicht an einen externen QR-Dienst geschickt.
Das heruntergeladene Bild ist 1320 x 1320 Pixel groß und hat schon einen weißen Rand. Das reicht vom Elternbrief bis zum A4-Aushang. Druckt trotzdem eine Probe aus und scannt sie, bevor ihr 50 Kopien macht.
Nutzt ihr ein anderes Tool, das selbst keinen QR-Code anbietet, wandelt ihr den Link mit einem beliebigen QR-Generator um. Achtet dabei darauf, dass der Generator den Link direkt in den Code schreibt und nicht über eine eigene Weiterleitung umleitet. Sonst hängt euer Aushang davon ab, dass dieser Dienst weiterläuft.
Was auf den Aushang gehört
Damit jemand im Vorbeigehen stehen bleibt, braucht der Aushang mehr als den Code:
- Das Event und das Datum, groß und oben: „Sommerfest TV Musterdorf, Samstag, 4. Juli“.
- Wofür ihr Leute braucht, konkret statt allgemein: „Grill, Kuchentheke, Kasse, Aufbau am Freitagabend“. Wer sieht, dass eine Schicht zwei Stunden dauert, kann sofort abschätzen, ob das in den eigenen Samstag passt.
- Der QR-Code und darunter der Link als Text. Mehr dazu weiter unten.
- Eine Ansprechperson mit Name und einem Kontaktweg. Am besten eine Vereinsadresse oder eine Nummer, die die Person dafür freigegeben hat, nicht ungefragt die private Handynummer.
- Ein kurzer Datenschutzhinweis: welche Daten beim Eintragen abgefragt werden, wer sie sieht und wann sie gelöscht werden.
- Ein Stand-Datum klein unten, damit man alte Zettel erkennt.
So kann der Text aussehen:
Sommerfest am Samstag, 4. Juli: Wir brauchen dich!
Gesucht: Grill, Kuchentheke, Kasse (je 2 Stunden) und Aufbau am Freitag ab 17 Uhr.
QR-Code scannen oder Link eingeben: [Link]
Kein Handy zur Hand? Melde dich bei [Name], [Vereins-E-Mail oder freigegebene Nummer].Beim Eintragen fragen wir Name und Telefonnummer ab. Andere Helfer sehen nur deinen Vornamen und den ersten Buchstaben des Nachnamens. Die Daten nutzen wir nur für die Organisation des Festes und löschen sie danach.
Den Datenschutzhinweis passt ihr an das an, was ihr wirklich abfragt. Habt ihr Zusatzfelder angelegt, etwa die T-Shirt-Größe, gehört das mit dazu. Bei Schichtplan-Manager werden die Daten eines Events 90 Tage nach dem Eventende automatisch gelöscht. Was ihr sonst beachten müsst, steht im Artikel Helferliste und DSGVO im Verein. Wichtig für Aushänge: Ein Zettel mit ausgefüllten Namen und Telefonnummern gehört nicht an die Pinnwand.
Habt ihr das Event mit einem Passwort geschützt, fragt die Helfer-Ansicht nach dem Scannen danach. Ein Passwort, das gut lesbar auf einem öffentlichen Aushang steht, schützt nichts. Entweder verzichtet ihr für dieses Event auf das Passwort, oder ihr gebt es auf einem anderen Weg weiter, etwa auf der Mitgliederversammlung.
Größe, Kontrast und Ruhezone
Größe nach Scanabstand
Eine verbreitete Faustregel lautet: Scanabstand zu Kantenlänge etwa 10 zu 1. Für Papier, das man in der Hand hält, nennt Deloitte bei 20 cm Abstand 2 x 2 cm als Mindestgröße, für kurze Links bis 72 Zeichen. Ein Helfer-Link von Schichtplan-Manager liegt darunter. Aus der Faustregel ergibt sich ungefähr:
| Wo | Abstand beim Scannen | Kantenlänge etwa |
|---|---|---|
| Elternbrief, Kirchenblatt | 20 bis 30 cm | 2 bis 3 cm |
| Zettel am Schwarzen Brett | ca. 50 cm | 5 cm |
| Plakat an der Tür, Aushang hinter einer Theke | ca. 1 m | 10 cm |
| Plakat am Schulhoftor, Banner | ca. 2 m | 20 cm |
Das sind Richtwerte. Geht im Zweifel eine Nummer größer, ältere Handykameras sind weniger nachsichtig.
Kontrast
Denso Wave, die Firma, die den QR-Code entwickelt hat, empfiehlt schwarz auf weiß. Farbige Codes können funktionieren, aber nicht jede Kombination: Einen roten Code auf weißem Grund nennt Denso Wave ausdrücklich unlesbar. Ein Vereinslogo in der Mitte oder ein Foto als Hintergrund machen den Code schwerer lesbar. Hängt den Aushang auch nicht hinter spiegelnde Folie oder Glas in die pralle Sonne. Laut Denso Wave kann Glanz auf dem Material das Lesen stören.
Ruhezone
Um den Code herum braucht es einen freien, hellen Rand, die Ruhezone. Denso Wave gibt dafür vier Module an, also viermal die Breite eines der kleinen schwarzen Quadrate, auf jeder Seite. Schreibt den Link also nicht direkt an den Code heran und lasst keine Rahmenlinie oder Grafik in diesen Rand laufen. Das Bild aus dem Dashboard bringt diesen Rand schon mit. Schneidet ihn beim Einfügen also nicht ab.
Der Link als Text gehört immer dazu
Ein Aushang nur mit QR-Code schließt Leute aus. Wer kein Smartphone hat, wer mit der Kamera-App nicht klarkommt oder wer wegen einer Sehbehinderung den Code nicht findet, steht davor und kommt nicht weiter. Schreibt den Link deshalb in gut lesbarer Schriftgröße unter den Code, und nennt die Ansprechperson als zweiten Weg.
Der Helfer-Link ist ein normaler Link mit einem Event-Code am Ende. Einen eigenen Kurzlink bietet Schichtplan-Manager nicht an. Wenn euer Verein eine eigene Website hat, könnt ihr dort eine kurze Adresse wie „tv-musterdorf.de/helfer“ einrichten, die auf den Helfer-Link weiterleitet. Die tippt man leichter ab.
In digitalen Elternbriefen, als PDF oder per Mail, muss der Link zusätzlich anklickbar sein. Wer den Brief auf dem Handy liest, kann den QR-Code auf demselben Bildschirm nicht scannen.
Wo der Aushang hängen sollte
- Auf Augenhöhe und nicht ganz unten am Schwarzen Brett hinter drei anderen Zetteln.
- Wo Leute warten: an der Theke im Vereinsheim, neben der Tür zur Umkleide, vor dem Klassenzimmer beim Elternabend, im Eingang der Kirche nach dem Gottesdienst. Dort hat man eine Minute Zeit, das Handy rauszuholen.
- Wo es hell ist. Im dunklen Flurwinkel tut sich jede Kamera schwer.
- Wo es Netz gibt. Im Kellerraum ohne Empfang öffnet der Code die Seite nicht. Dann hilft nur der Link zum Abschreiben.
Bevor ihr aufhängt: Scannt den fertigen Aushang am Ort selbst, mit zwei oder drei verschiedenen Handys. Das dauert eine Minute. Sonst merkt ihr womöglich erst nach drei Wochen, dass über den Aushang niemand auf die Liste gekommen ist.
Kurz vorher noch einmal erinnern
Ein Aushang, der vier Wochen hängt, wird irgendwann übersehen. Etwa eine Woche vor dem Event lohnt sich ein frischer Zettel daneben: „Noch offen: Aufbau am Freitag und Kasse am Nachmittag“. Den QR-Code könnt ihr wiederverwenden. Der Link bleibt gleich, auch wenn ihr Schichten ändert oder neue anlegt.
Wer sich eingetragen hat, findet seine Schichten in der Helfer-Ansicht über „Deine Schichten finden“ mit der eigenen Telefonnummer und kann sie als Kalenderdatei übernehmen. Erinnerungsnachrichten verschickt Schichtplan-Manager nicht. Wie ihr die Eingetragenen zum richtigen Zeitpunkt anschreibt, steht im Artikel Helfer erinnern: Texte und Zeitpunkte.
Passende Anleitungen
Wie ihr die Liste anlegt, bevor ihr sie aushängt, steht in der Anleitung Helferliste erstellen. Beispiele mit typischen Stationen gibt es für das Vereinsfest und das Schulfest. Wenn ihr den Link lieber per Chat verteilt, lest Helferliste über WhatsApp.
Quellen
- Denso Wave: Minimum printing size and quiet zone (Ruhezone von vier Modulen)
- Denso Wave: QR Code FAQ (schwarz auf weiß, rot auf weiß nicht lesbar, Glanz auf dem Material)
- Deloitte QR Help Center: What is the minimum size of a QR Code? (2 x 2 cm bei 20 cm Abstand, Faustregel 10 zu 1)