Helfer erinnern: Texte und Zeitpunkte, die funktionieren

Die meisten Helfer, die am Festtag fehlen, wollten eigentlich kommen. Sie haben es vergessen, die Uhrzeit verwechselt oder gedacht, ihre Schicht sei am Sonntag. Das lässt sich mit wenig Aufwand verhindern. Ihr braucht dafür kein spezielles Programm, sondern einen kleinen Zeitplan und ein paar Texte, die ihr nur noch anpassen müsst. Die Texte stehen weiter unten zum Kopieren bereit.

Der Zeitplan

Mehr als drei bis vier Nachrichten pro Person braucht es nicht. Wer öfter schreibt, wird irgendwann stummgeschaltet, und dann kommt auch die wichtige Nachricht nicht mehr an.

Die Erinnerung eine Woche vorher ist die wichtigste. Sie kommt früh genug, dass jemand noch einen Ersatz organisieren kann, und spät genug, dass sie nicht wieder vergessen wird. Die Nachricht am Vorabend ist eher ein Schubser, weniger Information.

Was in jede Erinnerung gehört

• Datum und Wochentag, ausgeschrieben. „Samstag, 14. Juni“ statt „14.6.“
• Die genaue Schicht: Station und Uhrzeit
• Wann man da sein soll, wenn das früher ist als der Schichtbeginn
• Treffpunkt, so konkret wie möglich. „Am Getränkewagen hinter der Bühne“ hilft mehr als „am Festplatz“.
• Ansprechperson mit Handynummer
• Was mitzubringen ist oder was man anziehen soll
• Wie man absagt, wenn etwas dazwischenkommt

Den letzten Punkt vergessen viele. Wer nicht weiß, wem er absagen soll, sagt im Zweifel gar nicht ab. Dann wisst ihr es erst, wenn die Person nicht da ist.

Textvorlagen zum Kopieren

Die Sternchen sorgen in WhatsApp für fetten Text. In SMS oder Mail einfach weglassen.

1. Bestätigung nach dem Eintragen

Nur nötig, wenn ihr die Liste von Hand führt. Bei einem Online-Tool sieht die Person ihre Schicht ja direkt.

Hallo [Vorname], danke dir! Du bist eingetragen für *[Station], [Wochentag], [Datum], [von] bis [bis] Uhr*. Eine Woche vorher schicken wir dir nochmal alle Infos. Falls doch was dazwischenkommt, sag bitte kurz Bescheid. Viele Grüße, [Name]

2. Stand der Liste, zwei bis drei Wochen vorher

Kurzer Zwischenstand zum [Fest] am [Datum]: Danke an alle, die sich schon eingetragen haben! Die meisten Schichten sind voll. Es fehlen noch: *Abbau Sonntag ab 18 Uhr (3 Leute)* und *Kasse Samstag 20 bis 22 Uhr (1 Person)*. Wer kann? Hier geht es zur Liste: [Link]

Nennt die offenen Schichten konkret. Ein allgemeines „Wir brauchen noch Helfer“ überliest jeder. „Drei Leute für den Abbau am Sonntag“ ist eine Aufgabe, die sich jemand vorstellen kann.

3. Die Erinnerung eine Woche vorher

Hallo [Vorname], nächste Woche ist es so weit! Deine Schicht beim [Fest]:

*[Station]*
*[Wochentag], [Datum], [von] bis [bis] Uhr*
Bitte sei 10 Minuten früher da, Treffpunkt: [genauer Ort]
Ansprechperson vor Ort: [Name], [Handynummer]
Bitte mitbringen: [z. B. dunkles T-Shirt, Kuchenmesser]

Falls du nicht kannst, gib mir bitte bis [Tag] Bescheid, dann finden wir Ersatz. Danke dir!

4. Kurz vor dem Fest

Morgen ist [Fest]! Du bist um *[Uhrzeit]* an *[Station]* eingeteilt. Treffpunkt: [Ort]. Wenn was schiefgeht: [Name], [Nummer]. Bis morgen!

So kurz wie möglich. Wer die Details braucht, hat sie in der Nachricht von letzter Woche.

5. Für Standleitungen am Festmorgen

Guten Morgen! Stand heute: [Name] fällt aus (krank), Springer [Name] übernimmt Grill 14 bis 16 Uhr. Alle anderen Schichten sind besetzt. Ich bin ab [Uhrzeit] am Infostand und unter [Nummer] erreichbar.

6. Als E-Mail

Für Eltern an Schulen oder Kitas läuft vieles noch per Mail. Dann darf es etwas ausführlicher sein:

Betreff: Deine Schicht beim [Fest] am [Wochentag], [Datum]

Hallo [Vorname],

vielen Dank, dass du beim [Fest] mithilfst. Hier noch einmal alles Wichtige:

Schicht: [Station], [von] bis [bis] Uhr
Treffpunkt: [genauer Ort], bitte 10 Minuten vor Schichtbeginn
Ansprechperson: [Name], [Handynummer]
Parken: [Hinweis]
Mitbringen: [Liste]

Für Getränke und etwas zu essen während der Schicht ist gesorgt.

Wenn du kurzfristig nicht kannst, ruf bitte [Name] unter [Nummer] an, damit wir rechtzeitig Ersatz finden.

Viele Grüße
[Name] für den [Verein / Elternbeirat]

Schreibt den Satz zu Essen und Getränken nur rein, wenn es auch stimmt.

7. Wenn jemand nicht reagiert

Nicht jeder muss auf die Erinnerung antworten. Bei Schlüsselpositionen wie Kasse, Schankwagen oder Aufbauleitung solltet ihr aber sicher sein. Dann lieber persönlich nachfragen:

Hi [Vorname], nur kurz zur Sicherheit: Passt es bei dir am Samstag mit der Kasse ab 18 Uhr? Ein kurzes Daumen hoch reicht mir. Danke!

Zwei Sonderfälle: Abbau und Mitbringliste

Am häufigsten vergessen wird nicht die Schicht am Grill, sondern der Abbau. Wer sich für „Sonntag ab 18 Uhr“ eingetragen hat, sitzt um 18 Uhr nach einem langen Festtag oft schon auf dem Sofa. Verständlich, aber ärgerlich. Schickt den Leuten vom Abbau deshalb am Festtag gegen Mittag eine eigene kurze Nachricht:

Kleine Erinnerung: Heute ab *18 Uhr* bauen wir ab, Treffpunkt [Ort]. Je mehr Leute, desto schneller sind wir fertig. Geplant ist bis etwa [Uhrzeit]. Danke, dass du dabei bist!

Die geschätzte Endzeit macht einen Unterschied. „Ab 18 Uhr“ ohne Ende klingt nach einer langen Nacht, „18 bis etwa 20 Uhr“ nach einem überschaubaren Einsatz.

Der zweite Sonderfall sind Spenden wie Kuchen, Salate oder Deko. Hier arbeitet niemand zu einer bestimmten Zeit, aber etwas muss zu einer bestimmten Zeit da sein. Erinnert zwei Tage vorher, damit noch Zeit zum Backen bleibt:

Hallo [Vorname], danke, dass du für das [Fest] einen *[Kuchen]* mitbringst! Bitte gib ihn am [Tag] bis [Uhrzeit] an der Kuchentheke ab, am besten schon geschnitten und mit einem Zettel, was drin ist (zum Beispiel Nüsse). Schreib deinen Namen auf die Platte, dann bekommst du sie nach dem Fest zurück.

Bei Schichtplan-Manager gibt es für solche Spenden eine eigene Mitbringliste neben den Schichten. Wie ihr eine Kuchenliste insgesamt aufzieht, steht im Artikel Kuchenliste fürs Schulfest.

Welcher Kanal?

Einzelnachrichten sind am verbindlichsten. Eine persönliche Nachricht mit dem eigenen Namen drin wird eher gelesen als ein Gruppenpost. Der Aufwand ist höher, aber bei 20 oder 30 Leuten in einer halben Stunde erledigt.

Broadcast-Listen in WhatsApp sind ein Mittelweg: Jeder bekommt die Nachricht einzeln, Antworten gehen nur an euch und nicht an alle. Laut WhatsApp-Hilfe kommen Broadcast-Nachrichten aber nur bei Leuten an, die eure Nummer in ihrem Adressbuch gespeichert haben. Wer euch nicht gespeichert hat, bekommt nichts, und ihr merkt es nicht.

Die Gruppe eignet sich für den Zwischenstand und für das, was alle betrifft. Für die persönliche Erinnerung an die eigene Schicht ist sie zu unpersönlich, und in großen Gruppen geht die Nachricht unter. Mehr dazu, wo WhatsApp hilft und wo nicht, steht im Artikel Helferliste über WhatsApp.

Und dann gibt es die Leute, die gar kein WhatsApp haben. Für die bleibt SMS, Mail oder ein Anruf. Gerade bei älteren Vereinsmitgliedern ist ein kurzes Telefonat oft der schnellste Weg, und man erfährt nebenbei, ob alles passt.

Den Kalender mithelfen lassen

Am zuverlässigsten erinnert das Handy selbst. Bittet die Leute, sich die Schicht direkt in den Kalender einzutragen, am besten mit Erinnerung am Vortag. Bei Schichtplan-Manager finden Helfer ihre Schichten über „Deine Schichten finden“ mit ihrer Telefonnummer und können sie mit einem Klick als Kalenderdatei in ihren Kalender übernehmen. Erinnerungsnachrichten verschickt das Tool nicht. Die Nachrichten oben schickt ihr also weiter selbst, aber ihr habt mit der Liste immer den aktuellen Stand, an wen sie gehen müssen.

Absagen leicht machen

Ihr wollt, dass die Leute kommen, und solltet ihnen trotzdem das Absagen leicht machen. Eine Absage drei Tage vorher ist für euch viel besser als ein leerer Platz am Festtag. Sagt das ruhig so: „Lieber absagen als nicht kommen, dann finden wir Ersatz.“ Wer sich schämt abzusagen, meldet sich sonst einfach nicht. Was ihr tun könnt, wenn trotzdem jemand fehlt, steht im Artikel Wenn Helfer ausfallen.

Typische Fehler

• Die Erinnerung kommt erst am Vorabend. Dann ist es zu spät, um Ersatz zu finden.
• Die Nachricht nennt das Datum, aber nicht die Uhrzeit der eigenen Schicht.
• Der Treffpunkt fehlt. Auf einem großen Festplatz sucht man sonst zehn Minuten.
• Es steht nicht drin, wem man absagen soll.
• In die Gruppe wird die komplette Liste mit allen Namen und Telefonnummern gepostet. Das ist unnötig und datenschutzrechtlich heikel.
• Es kommen fünf Erinnerungen, und die sechste mit der Programmänderung liest keiner mehr.

Wenn ihr gerade noch dabei seid, überhaupt genug Leute zu finden, lohnt sich zuerst der Artikel Helfer finden fürs Vereinsfest.