Ganz verhindern lassen sich Ausfälle nicht. Kinder werden krank, Autos springen nicht an, und manchmal hat jemand die Schicht schlicht vergessen. Der Unterschied zwischen einem stressigen und einem chaotischen Festtag liegt darin, wie schnell eine Lücke wieder zu ist. Dafür braucht es drei Dinge, die ihr vor dem Fest vorbereitet: Leute in Reserve, eine Telefonliste und eine klare Reihenfolge, was zuerst besetzt wird.
Warum Helfer nicht kommen
Wer ein paar Feste organisiert hat, kennt die Gründe. Böser Wille ist fast nie dabei. Für jeden Grund gibt es ein Gegenmittel, das schon vorher greift:
| Ursache | Was vorher hilft |
|---|---|
| Schicht vergessen oder Uhrzeit verwechselt | Erinnerung eine Woche vorher und am Vorabend, mit Uhrzeit und Treffpunkt |
| Krank, Kind krank, Familie | Nicht zu verhindern, deshalb Springer einplanen |
| Absagen ist unangenehm oder unklar, bei wem | Ansprechperson und Nummer in jede Nachricht, ausdrücklich sagen: lieber absagen als fehlen |
| Eingetragen, weil der Vorstand gedrängt hat | Lieber weniger, aber freiwillige Zusagen. Eine Pflichtschicht ohne Lust ist ein Ausfallrisiko. |
| Schicht zu lang oder zu ungünstig gelegt | Kürzere Schichten, unbeliebte Zeiten bewusst kurz halten |
| Nicht gefunden, wo die Station ist | Konkreter Treffpunkt, Lageplan, Infostand als Anlaufstelle |
| Schlechtes Wetter | Für Außenstationen bei Regen einen Plan haben und das vorher kommunizieren |
Wie ihr Erinnerungen formuliert und wann ihr sie schickt, steht ausführlich im Artikel Helfer erinnern.
Lieber früh absagen als gar nicht
Eine Absage drei Tage vor dem Fest ist eine gute Absage. Ihr habt dann noch Zeit, die Lücke zu füllen. Gefährlich sind die stillen Ausfälle, bei denen ihr es erst merkt, wenn niemand da ist.
Macht das Absagen deshalb so einfach wie möglich. Bei Schichtplan-Manager können sich Helfer bis zum Beginn ihrer Schicht selbst wieder austragen, mit ihrer Telefonnummer. Der Platz ist dann sofort wieder als frei sichtbar, und jemand anderes kann ihn übernehmen. Nach Schichtbeginn geht das nicht mehr, dann müssen sie sich bei euch melden. Das ist Absicht, sonst würde ein Platz unbemerkt leer, während die Schicht schon läuft.
Wenn schon vorher Lücken bleiben
Manchmal ist eine Woche vor dem Fest klar, dass es eng wird. Dann ist jetzt der Moment für Entscheidungen, nicht am Festtag selbst. Ein paar Möglichkeiten, ungefähr in dieser Reihenfolge:
- Leute persönlich ansprechen, statt noch einen Aufruf in die Gruppe zu stellen. Eine direkte Frage nach einer konkreten Schicht bringt mehr als der dritte allgemeine Post.
- Schichten zusammenlegen. Aus zwei halb besetzten Schichten wird eine voll besetzte, dafür ist die Station etwas kürzer offen.
- Öffnungszeiten kürzen. Die Kuchentheke muss nicht bis 20 Uhr offen sein, wenn ab 18 Uhr kaum noch jemand Kuchen will.
- Das Angebot verkleinern: ein Grill statt zwei, Getränke aus der Flasche statt frisch gezapft.
- Befreundete Vereine oder die Eltern der Jugendabteilung fragen. Viele helfen gern, wenn man umgekehrt auch mal aushilft.
Ein kurzfristiger Aufruf in der Gruppe sollte genau sagen, was fehlt und wie lange es dauert:
Wir brauchen kurzfristig Hilfe: Für *Samstag, 16 bis 18 Uhr, Ausschank* fehlen noch *2 Leute*. Es sind nur zwei Stunden, und ihr werdet vor Ort eingewiesen. Wer kann, trägt sich hier ein: [Link] oder meldet sich bei [Name], [Nummer].
Die Springer-Schicht
Ein Springer ist jemand, der zu einer festen Zeit auf dem Fest ist, aber keiner Station fest zugeteilt. Fehlt irgendwo jemand, springt er ein. Fehlt niemand, hilft er dort, wo gerade am meisten los ist, oder löst Leute für ihre Pause ab. Langweilig wird es also nicht.
Damit das funktioniert:
- Legt den Springer als eigene Schicht im Plan an, zum Beispiel „Springer, 14 bis 18 Uhr“. Dann ist er verbindlich eingeplant und nicht „irgendwer, der eh da ist“.
- Nehmt erfahrene Leute, die mehrere Stationen können: Kasse, Ausschank, Grill. Wer zum ersten Mal hilft, ist als Springer überfordert.
- Der Springer ist vor Ort, nicht „auf Abruf zu Hause“. Bis jemand von zu Hause da ist, ist die halbe Schicht vorbei.
- Der Springer meldet sich zu Beginn bei der Festleitung und hat deren Nummer.
Wie viele Springer ihr braucht, hängt von der Größe des Festes ab. Für ein Dorffest mit fünf oder sechs Stationen reichen oft eine oder zwei Personen pro Zeitblock. Wie ihr den Puffer in die Gesamtrechnung einbaut, steht unter Helferbedarf berechnen.
Die Reserveliste
Fast jeder Verein hat Leute, die sagen: „Eine feste Schicht kann ich nicht zusagen, aber wenn Not am Mann ist, ruft an.“ Schreibt euch diese Leute auf. Fragt sie dabei ausdrücklich, ob ihr sie am Festtag anrufen dürft und in welchem Zeitraum sie wahrscheinlich in der Nähe sind. Eine Reserveliste mit fünf Namen, die wirklich erreichbar sind, ist mehr wert als eine Liste mit zwanzig Namen, die dann alle im Urlaub sind. Auf die Liste kommt nur, wer ausdrücklich zugestimmt hat. Nach dem Fest wird sie gelöscht, außer die Leute möchten auch nächstes Jahr wieder gefragt werden.
Die Telefonliste für den Festtag
Am Festtag muss die Festleitung jeden Helfer schnell erreichen können. Dafür braucht es eine Liste, die nicht auf dem Laptop zu Hause liegt.
- Inhalt: Name, Station, Schichtzeit, Handynummer. Sortiert nach Uhrzeit, nicht nach Alphabet, dann seht ihr sofort, wer als Nächstes dran ist.
- Darunter: Springer und Reserveliste mit Nummern.
- Einmal ausgedruckt und einmal auf dem Handy. Akkus sind auf Festen erstaunlich schnell leer.
- Nur die Festleitung und ihre Vertretung haben die Liste. Standleitungen bekommen höchstens die Nummern ihres eigenen Standes.
Die Liste enthält Telefonnummern vieler Leute. Sie gehört in eine Tasche und nicht an die Pinnwand, und nach dem Fest wird sie vernichtet. Warum das so ist, steht im Artikel Helferliste und DSGVO. Wer seine Liste in Schichtplan-Manager führt, kann sie vor dem Fest als CSV exportieren und daraus die Telefonliste drucken.
Wenn jemand fehlt: der Ablauf
Legt vorher fest, was passiert, damit am Festtag niemand lange überlegen muss:
- Schichtbeginn plus 10 Minuten: Die Standleitung meldet der Festleitung, wer fehlt.
- Anrufen: Die Festleitung ruft die Person an. Manchmal steht sie nur am falschen Eingang oder im Stau.
- Springer schicken: Ist die Person nicht erreichbar oder kommt nicht, übernimmt der Springer.
- Vorschicht fragen: Kann jemand aus der Schicht davor eine halbe Stunde länger bleiben? Oft ja, wenn man fragt, statt es zu erwarten.
- Reserveliste: Wer ist in der Nähe und kann für ein, zwei Stunden kommen?
- Station verkleinern: Wenn nichts davon klappt, wird die Station reduziert oder vorübergehend geschlossen, nach der Prioritätenliste unten.
Welche Station zuerst besetzt wird
Nicht jede Lücke ist gleich schlimm. Wer am Festtag entscheiden muss, wohin der einzige Springer geht, braucht eine Reihenfolge. Die solltet ihr vorher im Orga-Team festlegen, nicht im Moment.
| Priorität | Stationen | Warum |
|---|---|---|
| Muss immer besetzt sein | Kinderbetreuung und Aufsicht, Einlass mit Alterskontrolle, Ausschank, Grill und Fritteuse | Sicherheit, Aufsichtspflicht, Jugendschutz, heißes Fett |
| Sollte besetzt sein | Kasse, Essensausgabe, Getränkenachschub | Hier hängt der Umsatz dran, und Schlangen machen schlechte Stimmung |
| Kann kurz reduziert werden | Kuchentheke (z. B. mit Kasse des Vertrauens), Infostand, Losverkauf, Spielstationen | Ärgerlich, aber niemand kommt zu Schaden |
| Kann warten | Spüldienst, Müll, Nachschub für Deko | Lässt sich später mit mehr Leuten nachholen |
Eure Liste kann anders aussehen. Bei einem Kinderfest ist die Spielstraße das Herzstück, beim Feuerwehrfest der Ausschank. Wichtig ist nur, dass es eine Liste gibt und alle in der Festleitung sie kennen.
Typische Fehler
- Es gibt keinen Springer, weil „ja eh genug Leute da sind“. Am Nachmittag sind dann alle an ihren Stationen gebunden.
- Die Telefonliste liegt im Vereinsheim, die Festleitung steht auf dem Festplatz.
- Niemand weiß, wer am Festtag entscheidet. Dann telefonieren drei Leute gleichzeitig herum, und keiner weiß vom anderen.
- Die gleichen zwei Leute springen den ganzen Tag ein, bis sie selbst nicht mehr können.
- Wer gefehlt hat, wird in der WhatsApp-Gruppe öffentlich vorgeführt. Beim nächsten Fest meldet sich dann gar niemand mehr.
Nach dem Fest
Schreibt euch auf, welche Schichten Lücken hatten und, soweit ihr es wisst, warum: eine ungünstige Uhrzeit, eine zu lange Schicht oder eine Zusage, die nur auf Druck zustande kam. Daraus lernt ihr mehr als aus jeder Vorlage. Wer beim nächsten Mal ohne Ausfall durchkommen will, braucht vor allem eine Liste, die von Anfang an realistisch geplant ist. Die Anleitung dafür steht unter Helferliste erstellen.