Zu wenige Helfer bedeuten Stress und lange Schlangen, zu viele bedeuten Leerlauf und frustrierte Ehrenamtliche. Eine ordentliche Bedarfsrechnung dauert eine halbe Stunde und spart euch beides. Hier die Methode, mit der ihr für Vereinsfest, Feuerwehrfest oder Schulfest auf eine belastbare Zahl kommt.
Schritt 1: Stationen und Öffnungszeiten festlegen
Schreibt auf, welche Stationen es gibt (zum Beispiel Ausschank, Grill, Kuchentheke, Kasse, Spielestand, Parkplatz, Auf- und Abbau) und von wann bis wann jede Station besetzt sein muss. Nicht jede Station läuft durchgehend: Die Kuchentheke ist nachmittags wichtig, der Ausschank abends.
Schritt 2: Besetzung pro Station schätzen
Fragt zuerst: Wie viele Personen braucht die Station mindestens, damit sie sicher läuft, und wie viele bei Hochbetrieb? Als grobe Orientierung, die ihr mit euren Erfahrungswerten vom letzten Jahr abgleichen solltet:
- Ausschank: etwa 2 Personen pro 100 erwartete Gäste im Zeitfenster
- Grill und Essensausgabe: 2 bis 3 Personen, abends mehr
- Kasse oder Bonausgabe: 1 bis 2 Personen
- Auf- und Abbau: mindestens 2 Personen, besser mehr, weil es schnell gehen soll
- Ordner, Parkplatz, Aufsicht: je Bereich mindestens 1 Person
Das sind Richtwerte, euer Fest und eure Gäste weichen davon ab. Wenn ihr Zahlen vom Vorjahr habt, nehmt diese.
Schritt 3: In Schichten umrechnen
Teilt die Öffnungszeit jeder Station in Schichten. Bewährt haben sich 2 bis 3 Stunden: kurz genug, dass sich Leute leichter eintragen, lang genug, dass nicht ständig übergeben wird. Rechnet dann pro Station: Schichten mal Personen pro Schicht ergibt die Zahl der Helferplätze.
Beispielrechnung: Der Ausschank ist von 14 bis 22 Uhr besetzt, vier Schichten à 2 Stunden. Pro Schicht werden 3 Personen gebraucht. Das ergibt 4 mal 3, also 12 Helferplätze nur für den Ausschank. Wer sich in zwei Schichten einträgt, zählt doppelt, deshalb ist die Zahl der Plätze größer als die Zahl der Personen.
Schritt 4: Puffer und Ausfälle einplanen
Bei ehrenamtlichen Helfern fällt immer jemand aus: Krankheit, Familie, Wetter. Plant bei kritischen Stationen wie Grill und Kasse einen Springer ein oder legt die Schicht einen Platz größer an. Zusätzlich lohnt sich eine kurze Überschneidung von 10 bis 15 Minuten beim Schichtwechsel, damit keine Lücken entstehen.
Schritt 5: Plätze in einer Liste verteilen
Mit der Zahl der Plätze pro Schicht könnt ihr die Liste aufsetzen. Mit Schichtplan-Manager legt ihr Schichten einmal an, auch als Serie in gleichen Abständen, und teilt den Link. Die Live-Übersicht zeigt euch dann sofort, welche Schichten noch offen sind. So wisst ihr früh, wo ihr gezielt nachfragen müsst, statt am Festtag festzustellen, dass der Grill leer ist. Wie die Liste dann aufgebaut wird, steht in der Anleitung zur Helferliste.
Häufige Fehler bei der Bedarfsrechnung
- Nur die Spitze planen: Wer den Abendandrang als Maß nimmt, hat nachmittags zu viele Helfer. Plant nach Zeitfenstern, nicht pauschal.
- Auf- und Abbau vergessen: Gerade diese Schichten bleiben oft leer, weil sie unbeliebt sind. Plant sie früh ein und fragt gezielt an.
- Pausen nicht einrechnen: Wer mehrere Stunden steht, braucht Ablösung.
- Keine Rückmeldung nach dem Fest: Notiert, wo es eng oder leer war. Nächstes Jahr habt ihr echte Zahlen.
Für konkrete Beispiele nach Veranstaltungsart schaut auf die Seiten zum Vereinsfest, Feuerwehrfest und Schulfest.