Auf fast jeder Helferliste gibt es diese eine Zeile: „Abbau, Sonntag ab 22 Uhr, bis fertig“. Daneben drei freie Felder, manchmal fünf. Sie bleiben frei, bis jemand aus dem Vorstand seinen Namen dazuschreibt, weil es sonst keiner tut. Am Ende räumen vier Leute bis halb zwei Garnituren in den Anhänger, und alle vier nehmen sich vor, das nächstes Jahr nicht mehr zu machen.
Dass sich niemand für den Abbau meldet, hat nachvollziehbare Gründe. Er hat kein Publikum, und er findet statt, wenn alle müde sind. Vor allem weiß aber niemand, wie lange er dauert. „Bis fertig“ kann eine Stunde bedeuten oder vier. Wer sich da einträgt, gibt einen Blankoscheck ab. Mit dem Aufbau ist es ähnlich, nur fällt es weniger auf, weil vormittags mehr Leute ausgeruht sind.
„Bis fertig“ ist keine Uhrzeit
Der wichtigste Schritt ist der langweiligste: Schreibt auf, was genau beim Aufbau und Abbau passiert, und schätzt, wie lange es dauert. Daraus werden dann Schichten mit Anfang und Ende. Eine Schicht „Samstag 8 bis 10 Uhr, Pavillons und Garnituren“ kann man zusagen, ohne Angst um den restlichen Tag zu haben. Und wenn sie um 9:40 Uhr erledigt ist, umso besser.
Wenn ihr nicht wisst, wie lange etwas dauert, ist das kein Grund, auf „bis fertig“ auszuweichen. Schätzt großzügig und notiert beim Fest, wie lange es tatsächlich gedauert hat. Im nächsten Jahr habt ihr echte Zahlen.
Die Arbeit in Pakete zerlegen
Aufbau ist nicht eine Aufgabe, sondern mehrere, die verschiedene Leute brauchen. Wer das trennt, kann gezielter fragen. Den Anhänger fahren kann nicht jeder, Tischdecken auflegen schon. Typische Pakete bei einem Vereinsfest sind:
- Material holen und zurückbringen, also Anhänger, Garnituren vom Bauhof, Zapfanlage von der Brauerei. Dafür braucht ihr jemanden mit passendem Führerschein und Zugfahrzeug.
- Pavillons und Zelte. Zu viert geht das deutlich schneller als zu zweit, und bei Wind braucht es Gewichte oder Heringe. Ein großes Festzelt baut meist der Verleiher selbst auf.
- Garnituren und Tische stellen.
- Theke und Zapfanlage. Oft kommt dafür jemand von der Brauerei oder dem Getränkehandel, ihr braucht dann nur Leute, die zur Hand gehen.
- Küche und Grill: Geräte aufstellen, Gas anschließen, Kühlung einschalten. Gas und Strom gehören in die Hände von Leuten, die damit Erfahrung haben.
- Beschilderung, Deko, Müllstationen und Toiletten-Hinweise.
Für jedes Paket gibt es eine verantwortliche Person, die weiß, wo das Material liegt und wie es aufgebaut wird. Die anderen helfen mit. Das klingt nach Bürokratie, verhindert aber das typische Bild, in dem zehn Leute auf dem Platz stehen und darauf warten, dass jemand sagt, was zu tun ist.
Beispiel: Sommerfest am Samstag
So könnten Aufbau und Abbau für ein eintägiges Vereinsfest mit Pavillons, Grill, Theke und Kuchentheke aussehen. Gefeiert wird am Samstag von 14 bis 22 Uhr.
| Zeitfenster | Paket | Plätze | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Fr 17:00 bis 18:30 | Material holen: Garnituren, Pavillons, Kühlschrank | 2 | Anhänger und Zugfahrzeug |
| Fr 18:00 bis 20:00 | Pavillons aufstellen und sichern | 4 | keine |
| Sa 09:00 bis 11:00 | Garnituren stellen, Tischdecken, Schilder | 5 | keine |
| Sa 09:00 bis 11:00 | Theke, Zapfanlage, Kühlung | 2 | Eine Person kennt die Anlage |
| Sa 11:00 bis 13:00 | Grill und Küche einrichten, Probelauf | 2 | Erfahrung mit Gasgrill |
| Sa 22:00 bis 23:30 | Abbau Teil 1: Kassen, Lebensmittel, Gas, Wertsachen, Müll | 6 | Nicht aus der letzten Thekenschicht |
| So 10:00 bis 12:30 | Abbau Teil 2: Pavillons, Garnituren, Platz fegen | 8 | keine |
| So 12:30 bis 14:00 | Material zurückbringen, Leergut | 2 | Anhänger und Zugfahrzeug |
Zwei Dinge fallen an dem Plan auf. Erstens ist kein Fenster länger als zweieinhalb Stunden. Zweitens ist der Abbau geteilt. Das ist Absicht.
Abbau in zwei Etappen
Nach einem langen Festtag sind alle müde, und müde Leute machen Fehler: Sie lassen den Kühlschrank offen, stapeln Bänke falsch oder verletzen sich beim Tragen. Wenn der Platz es zulässt, teilt den Abbau. Am Abend wird nur erledigt, was nicht bis morgen warten kann: Geld zählen und sichern, verderbliche Lebensmittel kühlen, Gas zudrehen, Wertsachen und Technik wegschließen, Müll in Säcke. Alles andere folgt am nächsten Vormittag.
Das geht natürlich nicht immer. Wenn ihr einen öffentlichen Platz bis zum Abend räumen müsst oder ein Nachbar beim Ordnungsamt anruft, sobald nach 22 Uhr noch Bänke klappern, müsst ihr anders planen. Klärt das vorher mit dem Eigentümer des Platzes oder der Gemeinde. Und überlegt, ob über Nacht jemand auf das Material aufpasst, wenn es auf einem offenen Gelände steht.
Rechenbeispiel: Wie viele Leute für die Garnituren?
Wie viele Helfer ein Paket braucht, könnt ihr grob durchrechnen, wenn ihr in Personenminuten denkt. Am Beispiel von 30 Bierzeltgarnituren:
Eine Garnitur besteht aus einem Tisch und zwei Bänken. Den Tisch tragen zwei Personen, jede Bank eine. Das sind pro Garnitur vier Gänge, bei 30 Garnituren also 120 Gänge. Nehmen wir an, ein Gang vom Anhänger zum Platz, Aufklappen und Zurückgehen dauert zwei Minuten. Dann kommen 240 Personenminuten zusammen, also vier Stunden Arbeit für eine einzelne Person.
Mit drei Leuten sind es 80 Minuten, mit sechs Leuten 40 Minuten. Bei einem Zeitfenster von zwei Stunden, in dem auch noch Tischdecken und Schilder dazukommen, sind fünf Leute also sinnvoll. Wenn der Weg vom Anhänger weiter ist oder die Garnituren erst aus einem Keller geholt werden müssen, steigt die Zeit pro Gang. Messt beim nächsten Mal einfach nach, wie lange zehn Garnituren gedauert haben, und rechnet hoch.
Für den Abbau gilt dieselbe Rechnung, nur ehrlicher: Abends ist man langsamer, und es kommt Fegen und Müll dazu. Plant also nicht weniger Leute für den Abbau ein als für den Aufbau, auch wenn es sich so anfühlt, als ginge Abbauen schneller.
Wer passt in welche Schicht?
Aufbau und Abbau haben einen Vorteil, den man gezielt nutzen kann: Sie finden nicht während des Festes statt. Damit sind sie die richtigen Schichten für Leute, die am Festtag selbst nicht können, etwa weil sie arbeiten, Kinder betreuen oder auf einer Familienfeier sind. Viele von ihnen würden gern etwas beitragen und werden schlicht nie gefragt.
Umgekehrt solltet ihr die Spätschicht an der Theke nicht auch für den Abbau am Abend einplanen. Wer von 19 bis 22 Uhr gezapft hat, ist um halb zwölf nicht mehr die beste Hilfe beim Bänke-Schleppen. Für den Abbau am Sonntagvormittag sind dagegen die Leute aus den Nachmittagsschichten vom Samstag gut geeignet. Die sind ausgeschlafen.
Material, an das man vorher denken sollte
- Akkuschrauber mit geladenen Akkus, Gummihammer, Kabelbinder, Panzertape
- Gewichte oder Heringe für Pavillons, für den Fall, dass Wind aufkommt
- Kabeltrommeln, Kabelbrücken für Laufwege, Mehrfachsteckdosen
- Arbeitshandschuhe, ein paar mehr als Helfer
- Müllsäcke in zwei Größen, Besen, Schaufel
- Taschenlampen oder Stirnlampen für den Abbau am Abend
- Erste-Hilfe-Kasten, der auch tatsächlich vollständig ist
Praktisch ist es, beim Eintragen zu fragen, wer was mitbringen kann. Ein Akkuschrauber oder ein Anhänger aus der Nachbarschaft spart oft mehr Zeit als eine zusätzliche Person.
Was immer wieder schiefgeht
- Aufbau und Abbau werden als eine große Schicht angelegt, ohne Ende und ohne Aufgabenbeschreibung.
- Die Schicht wird erst angelegt, wenn alle Festschichten schon voll sind. Bis dahin haben sich die meisten ihren Teil schon gesichert und fühlen sich nicht mehr angesprochen.
- Niemand weiß, wo der Schlüssel zum Lager ist, und die Person mit dem Schlüssel kommt erst um 10 Uhr.
- Beim Abbau wird der Anhänger nicht eingeplant. Das Material steht dann bis Montag auf dem Platz.
- Die gleichen fünf Leute machen jedes Jahr Aufbau und Abbau. Irgendwann hören sie auf, und dann weiß niemand mehr, wie die Pavillons zusammengesteckt werden.
Wie ihr den Bedarf für das ganze Fest durchrechnet, steht in Helferbedarf berechnen. Wenn euer Fest größer ist und sich über mehrere Tage zieht, hilft der Zeitplan für die Kirmes beim Sortieren der Wochen davor.
Ob ihr die Zeitfenster auf Papier oder online verteilt, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass Anfang, Ende und Aufgabe dastehen. In Schichtplan-Manager legt ihr Aufbau und Abbau als eigene Schichten an, und auf der Mitbringliste im selben Link tragen Helfer ein, ob sie Werkzeug oder einen Anhänger mitbringen.