In vielen Vereinen läuft die Nachbereitung nach dem Prinzip: Die Kassenwartin zählt das Geld, jemand bringt die Bierbänke zurück, und dann ist bis zum nächsten Frühjahr Ruhe. Im März fragt dann jemand, wie viele Fässer man letztes Jahr gebraucht hat, und niemand weiß es. Dabei braucht eine ordentliche Nachbereitung nicht viel Zeit. Sie muss nur in einer Reihenfolge passieren, solange alle sich noch erinnern.
Der Zeitplan
| Wann | Was |
|---|---|
| Am Festabend | Kasse zu zweit zählen, Kühlware sichern, Fundsachen einsammeln |
| Am Tag danach | Kurzer Dank in die Gruppe, Abbau, Müll |
| In der ersten Woche | Leihgeräte zurück, Belege einsammeln, Auslagen erstatten, persönlicher Dank an Schlüsselpersonen |
| Nach 2 bis 3 Wochen | Nachbesprechung im Orga-Team, Festnotizen fürs nächste Jahr |
| Zum festgelegten Löschtermin | Helferdaten und Kopien löschen |
Kasse und Abrechnung
Die Kasse wird am Festabend gezählt, nicht am Montag. Und nicht allein, sondern zu zweit. Das schützt vor Fehlern und auch die Person, die zählt. Haltet das Ergebnis in einem kurzen Protokoll fest, das beide unterschreiben: Datum, Kasse oder Station, Anfangsbestand Wechselgeld, Endbestand, Differenz.
Wenn ihr die Einnahmen pro Station zählt, statt alles in eine Kasse zu werfen, wisst ihr hinterher, welcher Stand sich gelohnt hat. Das ist für die Planung im nächsten Jahr Gold wert.
In der Woche danach sammelt ihr alle Belege ein: Einkäufe, Leihgebühren, Pfand. Wer etwas ausgelegt hat, bekommt das Geld gegen Beleg zurück, und zwar zügig. Nichts frustriert Helfer mehr, als drei Monate einem Fünfzig-Euro-Bon für Grillkohle hinterherzulaufen. Ob und wann ihr Helfern außerdem etwas zahlen dürft, steht im Artikel Ehrenamtspauschale bei Festhelfern.
Rückgabe und Inventar
Was geliehen ist, muss zurück, und zwar in dem Zustand, in dem es kam. Ärger mit Verleihern entsteht fast immer an denselben Stellen:
- Zapfanlage und Kühlwagen gereinigt zurückgeben, wenn der Vertrag das verlangt. Sonst wird die Reinigung extra berechnet.
- Gläser, Geschirr und Besteck vorher zählen und nachher zählen. Fehlmengen werden teuer.
- Bierbänke und Tische nachzählen, bevor der Lkw abfährt.
- Schäden mit Foto festhalten und dem Verleiher gleich melden, nicht erst, wenn die Rechnung kommt.
- Schlüssel für Halle, Vereinsheim und Stromkasten: Wer hat welchen, und wann geht er zurück?
- Leergut zurückbringen und die Pfandgutschrift der richtigen Kasse zuordnen.
Für vereinseigenes Material lohnt sich eine kurze Inventurliste. Was ist kaputtgegangen, was fehlt, was muss vor dem nächsten Fest ersetzt werden? Wer das im Herbst aufschreibt, muss im Frühjahr nicht erst suchen.
Die Nachbesprechung
Zwei bis drei Wochen nach dem Fest ist der richtige Zeitpunkt. Früher sind alle noch zu müde, später ist zu viel vergessen. Ladet das Orga-Team und die Standleitungen ein, plant eine Dreiviertelstunde ein und arbeitet vier Fragen ab:
- Was lief gut und soll genau so bleiben?
- Wo hat es gehakt?
- Was ändern wir beim nächsten Mal?
- Wer kümmert sich um was, und bis wann?
Die erste Frage wird gern übersprungen. Dabei ist sie wichtig, denn sonst schafft ihr im nächsten Jahr aus Versehen etwas ab, das gut funktioniert hat.
Schreibt die Ergebnisse noch in der Sitzung auf, und zwar mit Namen und Termin hinter jeder Aufgabe: „Zweiten Grill organisieren, Jens, bis März.“ Ein Protokoll, in dem nur „man müsste mal“ steht, liest im nächsten Jahr niemand. Legt es in den Ordner fürs nächste Fest, dazu weiter unten mehr.
Eine Regel für die Runde: Es geht um Abläufe, nicht um Personen. „Die Kasse war von 18 bis 19 Uhr unterbesetzt“ hilft weiter. „Der Thomas ist ja wieder nicht gekommen“ hilft niemandem und spricht sich herum.
Festnotizen fürs nächste Jahr
Das Wertvollste, was ihr aus einem Fest mitnehmt, sind ein paar Zahlen. Eine einfache Tabelle reicht:
| Station | Verbrauch | Übrig | Helfer geplant / da | Stoßzeit | Notiz |
|---|---|---|---|---|---|
| Grill | [z. B. 600 Würste] | [z. B. 40] | [z. B. 12 / 11] | [z. B. 12 bis 14 Uhr] | [z. B. zweiter Grill ab Mittag] |
| Ausschank | [Fässer, Kisten] | ||||
| Kuchentheke | [Kuchen] | ||||
| Kasse | [Umsatz] |
Dazu gehören noch: Wetter, ungefähre Besucherzahl, Programmpunkte, die viele Leute angezogen haben, und Lieferanten mit Ansprechperson. Notiert auch die Schichtstruktur, also Stationen, Uhrzeiten und Zahl der Plätze. Dann ist der Plan im nächsten Jahr in einer halben Stunde wieder angelegt. Wie ihr aus solchen Zahlen den Bedarf für das nächste Fest ableitet, steht im Artikel Helferbedarf berechnen.
In diese Notizen gehören keine Namen und Telefonnummern von Helfern. „12 geplant, 11 da“ ist eine Zahl, die ihr ruhig jahrelang aufheben könnt. Eine Liste, wer gefehlt hat, nicht.
Ein Dank, der ankommt
Ein Dank wirkt am besten schnell und konkret. Schnell heißt: am Tag nach dem Fest, solange alle noch die Füße spüren. Konkret heißt: nicht „Danke an alle fleißigen Helfer“, sondern was dabei herausgekommen ist.
Für die Gruppe
Was für ein Wochenende! Danke an alle [Zahl] Helferinnen und Helfer, die am [Fest] mit angepackt haben. Ihr habt [z. B. 600 Würste gegrillt und 40 Kuchen verkauft]. Der Erlös geht an [konkreter Zweck, z. B. die neuen Trikots der F-Jugend]. Den genauen Betrag sagen wir euch, sobald die Abrechnung durch ist. Ohne euch wäre das nicht gegangen.
Persönlich an Standleitungen und Dauerhelfer
Hallo [Vorname], ich wollte dir nochmal direkt danken. Dass der Ausschank am Samstagabend trotz der zwei Ausfälle so gut lief, lag an dir. Hast du Lust, beim Nachtreffen am [Datum] dabei zu sein? Deine Sicht wäre da echt hilfreich.
Per Mail an Eltern
Liebe Eltern, das Sommerfest ist vorbei, und es war dank Ihrer Hilfe ein schöner Nachmittag. [Zahl] Eltern haben Kuchen gebacken, Stände betreut und beim Abbau geholfen. Zusammengekommen sind [Betrag] Euro für [Zweck]. Herzlichen Dank! Ihr Elternbeirat
Bei Schulen und Kitas wird oft gesiezt, in Vereinen meistens geduzt. Passt den Ton an das an, was bei euch üblich ist.
Zwei Dinge solltet ihr beim Danke vermeiden. Erstens Namenslisten aller Helfer in Vereinsheft oder auf der Website, ohne vorher zu fragen. Eine Veröffentlichung von Namen im Internet ist nach der Orientierungshilfe des LfDI Baden-Württemberg grundsätzlich nur mit Einwilligung zulässig. Zweitens Fotos, auf denen einzelne Helfer klar zu erkennen sind, ohne deren Okay. Ein Bild vom vollen Festplatz tut es meistens auch.
Mehr Ideen, wie aus einem Dank echte Wertschätzung wird, stehen im Artikel Helfer finden fürs Vereinsfest.
Fürs nächste Jahr fragen, statt einfach zu speichern
Es ist verlockend, die Helferliste aufzuheben, um nächstes Jahr dieselben Leute wieder anzuschreiben. Der saubere Weg ist, die Leute zu fragen. Das lässt sich gut mit dem Dank verbinden:
PS: Wir würden dich gern nächstes Jahr wieder fragen, wenn die Liste für das [Fest] online geht. Wenn das für dich okay ist, antworte einfach kurz mit „Ja“. Dann speichern wir deinen Namen und deine Nummer in unserer Helferkartei. Alle anderen Daten vom diesjährigen Fest löschen wir bis [Datum].
Daten löschen
Helferdaten dürft ihr nur so lange behalten, wie ihr sie für den Zweck braucht. Ist das Fest abgerechnet, ist der Zweck erfüllt. Das ist die Grundregel aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, und Helfer haben nach Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschung. Eine Checkliste für die Kopien, die gern übersehen werden:
- Online-Liste oder Tabelle, inklusive Freigabelinks
- Exportierte Dateien auf privaten Rechnern und in Cloud-Ordnern
- Ausgedruckte Schichtpläne und Telefonlisten aus dem Festordner
- Elternzettel von minderjährigen Helfern
- Mail-Anhänge, Screenshots, weitergeleitete Listen in Chats
- Die WhatsApp-Gruppe, die nur für dieses Fest gegründet wurde
Bei Schichtplan-Manager werden alle Daten eines Events 90 Tage nach dem Eventende automatisch gelöscht, 14 Tage vorher erscheint im Dashboard ein Hinweis. Was ihr selbst exportiert oder ausgedruckt habt, löscht das Tool natürlich nicht mit. Details stehen auf der Transparenzseite, die ausführliche Datenschutz-Einordnung im Artikel Helferliste und DSGVO.
Der Ordner fürs nächste Jahr
Am Ende sollte alles, was das nächste Orga-Team braucht, an einer Stelle liegen, digital oder als Ordner im Vereinsheim:
- Festnotizen mit Verbrauch, Helferzahlen und Stoßzeiten
- Schichtstruktur: Stationen, Zeiten, Plätze
- Lieferanten, Verleiher, Ansprechpersonen bei Gemeinde und Behörden
- Genehmigungen, die ihr gebraucht habt, mit den Fristen für den Antrag
- Ergebnis der Nachbesprechung mit den beschlossenen Änderungen
- Die Checklisten, die sich bewährt haben
Was nicht hineingehört: die Helferliste mit Namen und Telefonnummern. Die nächste Liste baut ihr frisch auf, mit den Leuten, die Ja gesagt haben, und allen, die neu dazukommen.