Kirmes organisieren: Checkliste und Zeitplan bis zum Abbau

Die meisten Kirmesvereine haben kein Organisationshandbuch. Sie haben zwei, drei Leute, die seit Jahren wissen, wann man beim Zeltverleiher anrufen muss, und eine Mappe mit Zetteln vom letzten Jahr. Das geht gut, bis einer dieser Leute aufhört oder eine neue Kirmesjugend übernimmt. Dann fällt im Juni auf, dass die Band für das Kirmeswochenende längst woanders spielt.

Dieser Zeitplan ist für genau den Fall gedacht. Er ist nach Zeitpunkten sortiert, nicht nach Themen, damit ihr ihn ausdrucken und abhaken könnt. Die Zeitangaben sind Richtwerte für eine typische Dorfkirmes mit Zelt, Musik und zwei bis vier Festtagen. In der Stadt oder bei einer Kirmes mit vielen Fahrgeschäften gelten oft andere Fristen, weil die Gemeinde den Platz und die Schausteller selbst organisiert.

Sechs bis neun Monate vorher

In dieser Phase geht es um alles, was knapp ist. Zelte, Bands und DJs für die klassischen Kirmeswochenenden im Spätsommer und Herbst sind früh vergeben, weil jede Nachbargemeinde zur gleichen Zeit feiert.

• Termin mit der Gemeinde abstimmen, falls nicht ohnehin durch den Kirchweihtag festgelegt. Klären, wer für den Platz zuständig ist und wer die Schausteller holt: die Gemeinde, ein Platzmeister oder ihr.
• Zelt reservieren. Größe, Boden, Heizung bei einer Herbstkirmes, Strom. Fragt den Verleiher direkt, ob er das Zelt selbst aufbaut oder ob ihr Leute stellen müsst und wie viele.
• Musik buchen: Kapelle für den Frühschoppen, Band oder DJ für die Abende.
• Getränkelieferanten anfragen. Viele Brauereien und Getränkehändler stellen Zapfanlage, Kühlwagen und Garnituren, wenn man bei ihnen bestellt.
• Ein Orga-Team festlegen und die Aufgaben verteilen. Eine Person für Behörden, eine für Getränke und Material, eine für Helfer. Die Helferplanung sollte nicht nebenbei beim Kassenwart landen.

Etwa drei Monate vorher

Jetzt kommen die Anträge. Die Fristen sind je nach Gemeinde verschieden, mit drei Monaten Vorlauf seid ihr aber in der Regel auf der sicheren Seite.

• Ausschank beantragen oder anzeigen. Für einen vorübergehenden Ausschank aus besonderem Anlass gibt es im Bundesrecht die Gestattung nach § 12 Gaststättengesetz. Viele Bundesländer haben aber eigene Gaststättengesetze, und in einigen reicht statt der Gestattung eine Anzeige, in Baden-Württemberg zum Beispiel seit 1. Januar 2026 mindestens zwei Wochen vorher. Welches Gesetz für euch gilt, was es kostet und welche Auflagen dazukommen, sagt euch das Ordnungsamt.
• Umzug anmelden. Wenn der Kirmesumzug Straßen mehr als verkehrsüblich nutzt, braucht er nach § 29 Abs. 2 StVO eine Erlaubnis der Straßenverkehrsbehörde. In der Erlaubnis steht oft auch, wie viele Ordner ihr stellen müsst. Das ist wichtig für den Helferplan.
• Sperrzeit klären. Wie lange im Zelt ausgeschenkt und Musik gespielt werden darf, regeln Landesrecht und Gemeinde. Auch hier ist das Ordnungsamt der richtige Ansprechpartner.
• Musik bei der GEMA anmelden. Die Anmeldung muss vor der Veranstaltung erfolgen. Bei Livemusik will die GEMA nach dem Fest außerdem eine Setlist, die Frist dafür steht in der Anmeldung.
• Mit der Vereinsversicherung klären, ob die Kirmes und die Helfer abgedeckt sind.
• Grob überschlagen, wie viele Helferplätze ihr braucht. Wie man das durchrechnet, steht in Helferbedarf berechnen.

Sechs bis acht Wochen vorher

Jetzt sollte die Helferliste offen sein. Früher bringt wenig, weil die Leute ihre Zusage bis zum Fest wieder vergessen. Später haben viele das Wochenende schon verplant, gerade wenn die Kirmes in die Ferien fällt.

• Alle Schichten anlegen, auch die unbeliebten. Aufbau, Spätschicht an der Theke, Abbau am Montag. Wenn diese Schichten erst später nachgeschoben werden, wirkt es, als hätte man sie verstecken wollen.
• Mitmachende Vereine einbinden. Wenn Sportverein, Feuerwehr und Musikverein je einen Stand übernehmen, sollte jeder Verein seine Schichten in derselben Liste sehen und selbst besetzen.
• Toilettenwagen, Spülmobil und gegebenenfalls Kühlwagen fest bestellen.
• Plakate und Flyer in Druck geben.

Vier Wochen vorher

Der Moment für die ehrliche Bestandsaufnahme. Schaut euch die Liste an und markiert, was offen ist. Üblicherweise sind die Nachmittagsschichten am Kaffeestand voll und der Abbau leer. Ein weiterer allgemeiner Aufruf in der Gruppe hilft da selten. Sprecht gezielt Leute an und nennt die konkrete Schicht. Bei einem Nein fragt ihr direkt nach einer anderen Zeit. Mehr dazu in Helfer finden fürs Vereinsfest.

Zwei Wochen vorher

• Getränkemenge final bestellen, Rückgabe von Vollgut klären.
• Wechselgeld bei der Bank bestellen. Kassen, Bonblöcke oder Wertmarken bereitlegen.
• Für jeden Kirmestag eine Tagesverantwortliche oder einen Tagesverantwortlichen festlegen, mit Handynummer. An diese Person wenden sich alle Helfer, wenn etwas fehlt.
• Materialliste durchgehen: Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Kabelbrücken, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten, Müllsäcke, Kehrbesen, Klebeband, Kabelbinder, Taschenlampen.
• Den Helfern schicken, wo sie sich melden, wer ihr Ansprechpartner ist und was sie mitbringen sollen.

Die Woche vor der Kirmes

In vielen Orten wird jetzt der Kirmesbaum gestellt und das Zelt aufgebaut. Der Aufbau zieht sich meist über mehrere Abende, und dafür braucht ihr Leute, die nach der Arbeit kommen können. Plant lieber drei kurze Aufbauabende als einen langen Samstag, an dem dann die Hälfte fehlt. Wie man Auf- und Abbau in Zeitfenster zerlegt, steht ausführlich in Aufbau und Abbau beim Vereinsfest.

Am Tag vor der Eröffnung sollte einmal jemand komplett durchs Zelt gehen und jede Station ausprobieren: Läuft die Zapfanlage, funktioniert der Strom an der Fritteuse, wenn gleichzeitig die Kaffeemaschine läuft? Das ist der Punkt, an dem ihr noch reagieren könnt.

Während der Kirmes

An den Festtagen ist der Plan wichtiger als jede Improvisation. Ein paar Dinge, die sich in vielen Vereinen bewährt haben:

• Kassen regelmäßig abschöpfen und das Geld an einen festen Ort bringen. Dafür eine Person pro Abend benennen, nicht „wer gerade Zeit hat“.
• Die Liste der Schicht ausgedruckt an jeder Station aufhängen, damit die Ablösung weiß, wen sie ablöst.
• Für Ausfälle eine kleine Springerliste führen. Zwei, drei Leute, die zugesagt haben, bei Bedarf einzuspringen, und ansonsten frei feiern.
• Darauf achten, dass niemand von Freitag bis Sonntag in jeder Schicht steht. Die Leute sollen auch etwas von ihrer Kirmes haben, sonst sind sie nächstes Jahr nicht mehr dabei.

Abbau und Platzübergabe

Je nach Region endet die Kirmes mit einem Brauch: Sie wird begraben, verbrannt oder ausgegraben. Danach kommt der Teil, auf den keiner Lust hat. Der Abbau sollte deshalb genauso konkret geplant sein wie die Theke am Samstagabend: mit Uhrzeit, Platzzahl und einer verantwortlichen Person.

• Leergut sortieren und zurückgeben, Restbestand zählen.
• Zelt ausräumen, bevor der Verleiher kommt. Klärt vorher, wann er kommt.
• Toilettenwagen und Spülmobil zur Abholung vorbereiten.
• Platz mit der Gemeinde begehen und übergeben. Schäden am Rasen oder an Bordsteinen notieren und mit Fotos festhalten.

Danach

Abrechnung machen, Rechnungen bezahlen, GEMA-Setlist einreichen, wenn eine Band gespielt hat. Und eine Seite Notizen für nächstes Jahr: Was war zu knapp, welche Schicht war leer, welche Station hätte eine Person weniger gebraucht. Genau diese Seite fehlt den meisten neuen Orga-Teams.

Die Checkliste in Kurzform

Wenn die Kirmes überschaubar ist und alle Helfer im selben Verein sind, reicht für die Schichten eine Tabelle oder eine Liste im Vereinsheim. Bei mehreren Vereinen und vier Festtagen ist eine gemeinsame Online-Liste deutlich entspannter. Wie das mit Schichtplan-Manager für die Kirmes aussieht, inklusive Beispiel-Schichtplan, steht auf der Kirmes-Seite.