Ein Schützenfest hat ein Problem, das andere Vereinsfeste so nicht kennen. Die aktivsten Mitglieder sind während der Hälfte des Festes gar nicht verfügbar. Sie laufen in Uniform im Festzug, stehen beim Königsschießen am Stand, tragen die Fahne oder sitzen als Hofstaat am Königstisch. Gleichzeitig muss im Festzelt jemand zapfen, am Imbiss jemand Bratwurst wenden und am Montagmorgen jemand das Zelt ausräumen.
Wer den Helferplan wie bei einem gewöhnlichen Sommerfest aufzieht, also erst Stationen, dann Schichten, dann Aufruf in der Gruppe, merkt das spätestens am Samstagnachmittag. Da fehlen an der Theke drei Leute, weil alle beim Antreten sind. Dieser Artikel zeigt einen anderen Weg: zuerst das Festprogramm auseinandernehmen, dann die Dienste darum herum bauen.
Erst das Programm, dann die Dienste
Legt den Festablauf neben eine leere Tabelle und schreibt zu jedem Programmpunkt, wer dabei gebunden ist. Klingt banal, ist aber der Schritt, der in den meisten Vereinen übersprungen wird, weil „das ja jeder weiß“. Jeder weiß es ungefähr. Für den Plan braucht ihr es genau.
| Programmpunkt | Wer ist gebunden | Wer kann in der Zeit Dienst machen |
|---|---|---|
| Antreten und Festzug | Alle uniformierten Mitglieder, Musikzug, Fahnenträger, Königspaar und Hofstaat | Fördermitglieder, Partner, Ehemalige, Freunde des Vereins |
| Königs- oder Vogelschießen | Schützen, die mitschießen, Schießaufsicht, Auswertung | Alle, die nicht um die Königswürde schießen |
| Proklamation und Königsball | Neues Königspaar, Hofstaat, Vorstand für Ehrungen | Jüngere Mitglieder, Damenabteilung, Helfer aus befreundeten Vereinen |
| Frühschoppen | Eventuell Musikzug | Fast alle, sofern sie in der Nacht nicht bis zum Schluss gezapft haben |
Die rechte Spalte ist euer eigentlicher Helferpool für die jeweilige Zeit. Wenn da beim Festzug nur fünf Namen stehen, ihr aber am Getränkewagen am Straßenrand und im Zelt zusammen neun Leute bräuchtet, wisst ihr das jetzt und nicht erst am Festtag. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: Stationen während des Zugs schließen oder gezielt Leute von außen anfragen.
Welche Stationen ein Schützenfest typischerweise hat
Jedes Fest ist anders, aber die Liste sieht in vielen Vereinen ähnlich aus. Im Festzelt gibt es die Theke, oft mit eigener Bonkasse, dazu die Spüle oder ein gemietetes Spülmobil. Draußen kommen Imbiss, Getränkewagen und je nach Größe ein Kaffee- und Kuchenstand für den Sonntagnachmittag dazu. Beim Königsball wird manchmal Eintritt kassiert, dann braucht ihr Leute am Einlass und an der Garderobe.
Beim Festzug kommen Ordner an den Straßenkreuzungen dazu, wenn die Strecke nicht vollständig von Polizei oder Feuerwehr abgesichert wird. Was davon euer Verein stellen muss, steht in der Genehmigung bzw. den Auflagen der Gemeinde. Fragt dort nach, bevor ihr Ordner einplant oder weglasst.
Und dann sind da die Schichten, die keiner sieht: Toilettenwagen kontrollieren und Papier nachfüllen, Müll am Zelt einsammeln, Leergut sortieren, nachts das Zelt abschließen.
Sonderfall Schießstand
Die Aufsicht beim Königs- oder Preisschießen gehört nicht in die offene Helferliste. Nach § 10 der Allgemeinen Waffengesetz-Verordnung muss eine Aufsichtsperson volljährig sein und die nötige Sachkunde haben. Sie muss der Behörde vorher angezeigt werden, bei Vereinen anerkannter Schießsportverbände reicht stattdessen die Registrierung im Verein. Das klärt euer Schießmeister. In den Helferplan gehört nur, was um den Stand herum anfällt: Startkarten ausgeben, Ergebnisse notieren, Getränke für die Schützen.
Beispiel-Schichtplan von Freitag bis Montag
So könnte der Plan für ein Fest mit Festzelt aussehen, bei dem samstags Festzug und Königsball stattfinden, sonntags Frühschoppen und Familiennachmittag und montags der Abbau. Die Platzzahlen sind ein Beispiel und hängen von eurer Zeltgröße ab.
| Tag | Zeit | Station | Plätze | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Fr | 16:00 bis 20:00 | Zelt einräumen, Theke aufbauen | 10 | Zeltbau selbst macht oft der Verleiher |
| Sa | 14:00 bis 17:00 | Getränkewagen an der Zugstrecke | 3 | Nur Nicht-Uniformierte |
| Sa | 17:00 bis 20:00 | Theke Festzelt | 6 | Nach dem Zug wird es voll |
| Sa | 20:00 bis 23:00 | Theke Festzelt | 8 | Königsball, Spitzenzeit |
| Sa | 23:00 bis 02:00 | Theke und Zelt schließen | 5 | Mit Schlüsselverantwortung |
| Sa | 19:00 bis 23:00 | Bonkasse | 2 | Wechselgeld vorher zählen |
| Sa | 18:00 bis 01:00 | Spüle und Leergut | 6 | 3 Blöcke à 2 Personen, gern unterschätzt |
| So | 10:30 bis 13:30 | Frühschoppen Theke | 4 | Nicht die Spätschicht von Samstag |
| So | 14:00 bis 17:00 | Kaffee und Kuchen | 3 | Kuchen vorher über Mitbringliste |
| Mo | 09:00 bis 13:00 | Abbau und Zelt räumen | 12 | Früh anfragen, Montag ist Arbeitstag |
Auffällig ist der Montag. Wer berufstätig ist, kann da meist nicht. Fragt deshalb früh Rentner, Schüler in den Ferien, Selbstständige und alle, die sich ohnehin Urlaub für das Fest nehmen. Wenn das nicht reicht, ist ein Abbau am Sonntagabend direkt nach dem Familiennachmittag oft die bessere Wahl, auch wenn dann noch ein paar Gäste herumsitzen.
Rechenweg für die Theke am Königsball
Die Theke am Samstagabend ist die Station, an der sich der ganze Abend entscheidet. Eine Faustzahl hilft hier wenig, weil Zelte, Zapfanlagen und Gäste zu unterschiedlich sind. Besser ist ein Rechenweg, den ihr mit euren eigenen Zahlen füllt.
Nehmen wir an, im Zelt sind zur Spitzenzeit 500 Gäste. Wenn ihr davon ausgeht, dass jeder ungefähr ein Getränk pro Stunde holt, sind das 500 Getränke pro Stunde, also gut acht pro Minute. Jetzt die eigentlich wichtige Frage: Wie viele Getränke schafft eine Person an eurer Theke in einer Stunde, inklusive Zapfen, Bon annehmen und Glas über den Tresen schieben? Das wisst nur ihr. Wenn ihr es nicht wisst, stoppt es beim nächsten Fest einmal zehn Minuten lang mit.
Angenommen, es sind 80 pro Stunde. Dann braucht ihr rechnerisch 500 geteilt durch 80, also rund sechs bis sieben Leute direkt an der Theke. Dazu kommt mindestens eine Person, die nur Gläser von der Spüle holt und Fässer wechselt, denn wer zapft, soll nicht ins Kühlhaus laufen. Und ihr braucht genug Zapfhähne: Sieben Leute an drei Hähnen stehen sich gegenseitig im Weg. In dem Fall lohnt eher eine zweite Ausgabe für Flaschen und alkoholfreie Getränke als eine achte Person am Tresen.
Züge und Kompanien als feste Einheiten
Viele Schützenvereine sind in Züge, Kompanien oder Abteilungen gegliedert. Das lässt sich für die Helferplanung nutzen. Ein Zug übernimmt geschlossen einen Block, zum Beispiel den Thekendienst am Samstag von 17 bis 20 Uhr, und der Zugführer sorgt dafür, dass seine Leute da sind. Das funktioniert erstaunlich gut, weil sich innerhalb eines Zuges niemand vor den anderen drücken will.
Es hat aber zwei Haken. Erstens bleibt die Arbeit an den Zügen hängen, die ohnehin zuverlässig sind. Zweitens fallen alle durchs Raster, die keinem Zug angehören: Partner, Fördermitglieder, Leute aus dem Dorf, die gern helfen würden. Für die braucht ihr offene Schichten, in die man sich ohne Anruf beim Vorstand eintragen kann.
Bewährt hat sich ein Mischmodell. Die großen Blöcke vergebt ihr fest an Züge, alles andere läuft über eine offene Liste. Wenn ihr ein Online-Tool nutzt, könnt ihr Helfer beim Eintragen ihrem Zug zuordnen lassen und seht dann, welcher Zug seinen Block schon besetzt hat. Mit einer Papierliste im Schützenhaus geht das auch, ihr müsst dann nur regelmäßig nachzählen und bei den Zugführern nachhaken.
Typische Fehler beim Schützenfest
- Die Spätschicht vom Königsball steht am Sonntag um 10:30 Uhr wieder beim Frühschoppen hinter der Theke. Das passiert, wenn sich motivierte Leute überall eintragen. Schaut euch die Namen am Ende einmal pro Person an und fragt nach, ob das wirklich so gewollt ist.
- Der Getränkewagen an der Zugstrecke wird mit Mitgliedern besetzt, die dann im Zug fehlen. Oder umgekehrt: Sie marschieren mit und der Wagen ist zu.
- Die Spüle wird gar nicht als Schicht geplant. Ab 21 Uhr gehen die sauberen Gläser aus, und dann spült die Thekenmannschaft nebenbei. Die Schlange wird lang.
- Niemand ist für das Schließen des Zeltes eingetragen. Am Ende sind es zwei Vorstandsmitglieder, die um drei Uhr nachts Kassen zählen.
- Der Abbau am Montag wird erst in der Festwoche angefragt. Da hat niemand mehr Urlaub.
Papierliste oder Link?
Für ein kleines Fest mit einem Abend Festbetrieb reicht eine gut gemachte Liste im Schützenhaus vollkommen. Sobald es drei oder vier Tage mit mehreren Stationen sind und auch Leute helfen sollen, die selten ins Vereinsheim kommen, wird das mühsam. Dann ist eine Liste, die alle auf dem Handy sehen, die bessere Wahl. Wie ihr den Bedarf für alle Stationen durchrechnet, steht im Artikel Helferbedarf berechnen. Und wenn sich trotz guter Planung zu wenige melden, findet ihr in Helfer finden fürs Vereinsfest Ansätze, die über den Aufruf in der Gruppe hinausgehen.
Mit Schichtplan-Manager legt ihr die Schichten für alle Festtage in einem Event an, ordnet Helfer Gruppen wie Zügen zu und teilt einen Link, über den sich jeder ohne Konto einträgt.