Helfer-Briefing am Festtag: was in 10 Minuten gesagt werden muss

Ein gutes Briefing ist keine Rede vom Vorsitzenden. Es ist eine kurze Runde im Stehen, in der jeder erfährt, wo er hingehört, wen er fragen kann und was im Ernstfall zu tun ist. Wenn die Leute danach an ihre Stationen gehen und wissen, wie viel ein Bier kostet und wo der Feuerlöscher steht, hat es funktioniert.

Wann und mit wem

Das Hauptbriefing findet vor der ersten Schicht statt, mit allen, die dann anfangen, und mit den Standleitungen. Am besten an einem festen Ort, etwa am Infostand oder vor dem Getränkewagen, und nicht im Festzelt, wo schon die Musik läuft.

Bei einem Fest über den ganzen Tag kommen aber am Nachmittag neue Leute dazu, die das Briefing am Morgen verpasst haben. Für die gibt es zwei Möglichkeiten: Die Festleitung macht zu jedem großen Schichtwechsel eine kurze Wiederholung, oder die Standleitungen weisen ihre neuen Leute selbst ein. Ein Blick in den Schichtplan zeigt euch vorher, zu welchen Uhrzeiten viele Leute gleichzeitig anfangen. Da lohnt sich eine Runde.

Der Ablauf in 10 Minuten

Das ist knapp, und es soll knapp sein. Alles, was nur eine Station betrifft, besprecht ihr danach direkt am Stand.

Die einzelnen Punkte

Wer entscheidet heute?

Der wichtigste Satz des ganzen Briefings: „Bei Problemen ruft ihr diese Nummer an.“ Nennt eine Person und eine Vertretung, nicht den ganzen Vorstand. Schreibt die Nummer groß auf jede Stationskarte. Wenn jemand fehlt, ein Fass leer ist oder ein Gast Ärger macht, soll niemand überlegen müssen, wen er anruft.

So kann die erste Minute klingen, ohne dass es nach Rede klingt:

„Schön, dass ihr da seid, ohne euch gäbe es heute kein Fest. Ich bin Petra und habe heute die Festleitung, meine Nummer steht auf der Karte an eurem Stand. Wenn ich nicht rangehe, ruft ihr Markus an, der vertritt mich. Alles, was ihr nicht selbst lösen könnt, landet bei uns zwei. Jetzt ganz kurz der Ablauf.“

Mehr braucht es nicht. Namen und Nummer sind gesagt, die Zuständigkeit ist klar, und es geht weiter.

Ablauf und Stoßzeiten

Sagt, wann es voll wird. Wenn um 15 Uhr der Festumzug ankommt und 300 Leute gleichzeitig Durst haben, ist es gut, wenn der Ausschank das weiß und vorher Becher stapelt. Genauso wichtig: wann Schluss ist und wer beim Abbau bleibt.

Geld

An der Kasse entstehen die meisten Rückfragen. Klärt deshalb vorher:

• Wo hängt die Preisliste, und gibt es Sonderpreise für Helfer oder Kinder?
• Wie viel Wechselgeld ist in der Kasse, und wer bringt Nachschub?
• Wie läuft das mit dem Pfand?
• Geht Kartenzahlung, und wenn ja, an welchen Ständen?
• Wer holt große Scheine ab, und wann wird die Kasse gezählt?

Jugendschutz

Für alle, die Alkohol ausschenken, in zwei Sätzen: Bier, Wein und Sekt gibt es nicht unter 16, Schnaps und Mischgetränke mit Spirituosen nicht unter 18 (§ 9 JuSchG). Das Gesetz erlaubt Bier, Wein und Sekt bisher auch an 14- und 15-Jährige, wenn ein Elternteil dabei ist. Die Bundesregierung will diese Ausnahme streichen. Am Stand ist es einfacher, sie gar nicht erst anzuwenden. Veranstalter müssen in Zweifelsfällen das Alter prüfen (§ 2 Abs. 2 JuSchG), also im Zweifel nach dem Ausweis fragen. Sagt ausdrücklich, dass das auch für den Neffen vom Kassenwart gilt. Prüft außerdem, ob der vorgeschriebene Jugendschutz-Aushang hängt (§ 3 JuSchG). Wenn bei euch Jugendliche selbst mithelfen, findet ihr die Regeln dazu im Artikel Jugendliche als Helfer.

Hygiene

Für ehrenamtliche Helfer bei Vereinsfesten ist eine Belehrung beim Gesundheitsamt nach dem Infektionsschutzgesetz meist nicht nötig. Die Stadt Stuttgart schreibt zum Beispiel, dass es bei Vereinsfesten mit höchstens drei Einsatztagen im Jahr reicht, wenn Helfer die Hinweise im Merkblatt zur Vermeidung von Lebensmittelinfektionen beachten. Die Regeln können je nach Gesundheitsamt etwas anders aussehen. Fragt bei eurem nach, druckt das Merkblatt aus und legt es an jeden Essensstand. Im Briefing reicht das Wichtigste: Hände waschen, Haare zusammen, Wunden abdecken, und wer Durchfall, Erbrechen oder Fieber hat, arbeitet nicht mit Lebensmitteln.

Notfall

• Wo liegt der Erste-Hilfe-Kasten, und wer ist heute ausgebildeter Ersthelfer?
• Notruf 112. Wer ruft an, wer weist den Rettungswagen ein, und wie lautet die genaue Adresse des Festplatzes?
• Wo steht der Feuerlöscher, vor allem am Grill und an der Fritteuse?
• Rettungswege und Notausgänge bleiben frei, auch wenn dort gerade so schön Platz für die Leergutkisten wäre.
• Ein Kind sucht seine Eltern: Wohin bringt man es, und wer macht die Durchsage?

Pausen und Schichtende

Sagt, wie Pausen laufen. Wer drei Stunden am Grill steht, braucht zwischendurch zehn Minuten Ruhe und etwas zu trinken. Klärt, ob der Springer ablöst oder die Leute sich am Stand abwechseln. Und sagt deutlich: Niemand geht einfach, wenn die Schicht vorbei ist. Erst kommt die Übergabe an die nächste Schicht, dann geht man.

Die Stationskarte zum Ausdrucken

Was im Briefing gesagt wurde, ist nach zwei Stunden halb vergessen. Eine laminierte Karte an jedem Stand hilft. Sie sollte auf eine Seite passen:

Station: [Name]
Standleitung heute: [Name], [Nummer]
Festleitung: [Name], [Nummer] · Vertretung: [Name], [Nummer]

Preise: [Liste] · Pfand: [Betrag]
Wechselgeld-Nachschub und große Scheine: [Name / Ort]

Alkohol: kein Bier, Wein, Sekt unter 16, kein Schnaps und keine Mischgetränke mit Spirituosen unter 18. Im Zweifel Ausweis.

Erste Hilfe: [Ort] · Feuerlöscher: [Ort] · Notruf 112 · Adresse: [genaue Adresse]

Schichtwechsel: Kasse zählen, Nachschub prüfen, Besonderheiten weitergeben.

Mit Telefonnummern auf der Karte geht ihr sparsam um. Die Nummern von Festleitung und Standleitung gehören drauf, die privaten Nummern aller Helfer nicht.

Ein eigenes Briefing für Auf- und Abbau

Beim Aufbau passieren andere Unfälle als hinter der Theke. Das Risiko sind Leitern, schwere Lasten, Kabel und Zeltstangen, nicht heißes Fett. Dazu kommt, dass gerade beim Aufbau viele Helfer nicht automatisch gesetzlich unfallversichert sind, wie der Artikel Versicherung beim Vereinsfest erklärt. Fünf Minuten vor dem Start reichen:

• Wer leitet den Aufbau und entscheidet, was wo hinkommt?
• Schwere Sachen wie Fässer, Kühlschränke und Bühnenteile tragen immer zwei Leute.
• Auf die Leiter steigt nur, wer sich sicher fühlt, und unten hält jemand fest.
• Kabel werden so verlegt, dass niemand darüber stolpert, und wo nötig abgedeckt.
• Zelte werden nach der Anleitung des Verleihers aufgebaut und gesichert, nicht nach Gefühl.
• Wo liegen Erste-Hilfe-Kasten und Arbeitshandschuhe?

Beim Abbau gilt dasselbe, nur dass alle müde sind. Gerade dann lohnt es sich, kurz zu sagen, in welcher Reihenfolge abgebaut wird, bevor zwanzig Leute gleichzeitig anfangen, irgendwo zu ziehen.

Die Schichtübergabe

Zwischen zwei Schichten geht am meisten verloren. Die alte Schicht ist müde und will weg, die neue weiß nicht, was los ist. Zwei Minuten reichen, wenn klar ist, was übergeben wird:

• Kassenstand zählen und notieren
• Was ist knapp, was ist schon nachbestellt?
• Gab es Probleme, etwa ein defektes Gerät oder einen schwierigen Gast?
• Wo liegt was?

Plant die Schichten so, dass sie sich um 10 bis 15 Minuten überschneiden. Dann ist für die Übergabe Zeit, ohne dass jemand länger bleiben muss.

Typische Fehler

• Das Briefing wird zur Rede. Nach fünf Minuten Vereinsgeschichte hört keiner mehr zu, wenn es um den Feuerlöscher geht.
• Es gibt nur ein Briefing am Morgen, die Nachmittagsschicht weiß von nichts.
• Niemand sagt, wer heute entscheidet. Dann fragen alle den Vorsitzenden, der gerade beim Bürgermeister steht.
• Notfallinfos fehlen, weil „eh nichts passiert“.
• Nichts ist schriftlich. Was gesagt wurde, kennt nur, wer zugehört hat.

Das Briefing funktioniert nur, wenn der Schichtplan dahinter stimmt. Wie ihr Stationen und Schichten so schneidet, dass die Übergaben klappen, steht im Artikel Helferbedarf berechnen. Beim Feuerwehrfest mit Ausschank bis in die Nacht hilft zusätzlich der Artikel Schichtplan Feuerwehrfest.

Quellen

• Jugendschutzgesetz (JuSchG), §§ 2, 3 und 9
• Stadt Stuttgart: Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz, Hinweis zu ehrenamtlichen Helfern bei Vereinsfesten