Der klassische Weg: Ein Zettel geht im Ranzen nach Hause, die Hälfte kommt zerknittert oder gar nicht zurück, und am Festtag stehen zwölf Marmorkuchen und kein einziger glutenfreier auf der Theke. Gleichzeitig weiß niemand so genau, wer eigentlich um 15 Uhr den Verkauf übernimmt.
Dabei sind es eigentlich zwei verschiedene Listen, die oft auf einem Zettel landen: die Kuchenspenden und der Thekendienst. Wer die beiden trennt, hat schon das halbe Problem gelöst.
Spenden und Dienst getrennt planen
Für die Spenden reicht es zu wissen, wer was mitbringt und wann es ankommt. Für den Dienst braucht ihr feste Zeitfenster mit einer festen Zahl Personen. Wenn beides in einer Liste steht, tragen sich Eltern gern als „Kuchen“ ein und gehen davon aus, dass sie damit ihren Teil erledigt haben, während die Theke um 16 Uhr leer bleibt.
Bei den Spenden: Vielfalt statt Zufall
Damit nicht alle dasselbe backen, hilft eine Liste, auf der man sieht, was schon zugesagt ist. Wer sieht, dass bereits vier Rührkuchen eingetragen sind, greift eher zum Blechkuchen oder zu Muffins. Bewährt hat sich, grob vorzugeben, was gebraucht wird: einige Blechkuchen, einige Torten, etwas Herzhaftes, etwas ohne Nüsse.
Ein Feld für Allergene oder besondere Hinweise lohnt sich. Am Stand will jemand wissen, ob der Kuchen Nüsse enthält, und dann ist es gut, wenn das nicht nur die Person weiß, die ihn gebacken hat. Ein kleines Schild pro Kuchen, beim Abgeben ausgefüllt, nimmt dem Thekenteam viele Rückfragen ab.
Plant außerdem eine Abgabezeit ein, zum Beispiel eine Stunde vor Festbeginn. Sonst trudeln die Kuchen über den ganzen Nachmittag verteilt ein, und die Theke ist am Anfang halb leer.
Beim Thekendienst: kurze Schichten, klare Zeiten
Eltern haben beim Schulfest meist noch etwas anderes vor, nämlich ihren Kindern beim Auftritt zuzuschauen. Eine Stunde Thekendienst ist für fast alle machbar, drei Stunden nicht. Stellt die Schichten also kurz und achtet darauf, dass sie nicht mit dem Programm auf der Bühne kollidieren, wenn ihr das vorher schon wisst.
Zwei Personen pro Schicht sind an der Kuchentheke meist sinnvoll: eine schneidet und gibt aus, eine kassiert. Zu Stoßzeiten, typischerweise direkt nach den Aufführungen, darf es eine mehr sein. Und denkt an den Abbau. Den vergisst man beim Planen gern, und dann stehen am Ende dieselben drei Elternbeiräte allein mit den Kuchenblechen da.
Weg vom Zettel
Der Zettel im Ranzen hat einen entscheidenden Nachteil: Niemand sieht, was die anderen eingetragen haben. Ein Link, der in die Klassengruppe geht, löst das. Alle sehen denselben Stand, tragen sich mit Namen ein und sehen sofort, welche Zeiten an der Theke noch offen sind.
Mit Schichtplan-Manager legt ihr den Thekendienst als Schichten an und könnt für die Anmeldung eigene Felder hinzufügen, etwa für den Kuchen, den jemand mitbringt, oder für Allergene. Eltern brauchen kein Konto, nur den Link oder den QR-Code vom Aushang. Ein eintägiges Schulfest mit bis zu sechs Schichten und 15 Helferplätzen ist kostenlos. Mehr dazu auf der Seite Schichtplaner fürs Schulfest.
Nach dem Fest
Schreibt euch auf, welche Kuchen zuerst weg waren und was übrig blieb. Beim nächsten Fest wisst ihr dann, ob ihr mehr Blechkuchen braucht oder ob die Torten sich gelohnt haben. Und ein kurzes Danke in der Elterngruppe, gern mit dem Erlös für die Klassenkasse, sorgt dafür, dass beim nächsten Mal wieder genug Leute backen.
Wie viele Helfer ihr insgesamt fürs Fest braucht, lässt sich mit der Anleitung Helferbedarf berechnen durchgehen. Und wenn es generell schwierig ist, Eltern zum Mithelfen zu bewegen, lohnt sich ein Blick in Helfer finden: Was wirklich funktioniert.