Der Zettel hängt seit zwei Wochen neben der Garderobe der Igelgruppe. Drei Namen stehen drauf, zwei davon vom Elternbeirat. Wer morgens um halb acht sein Kind abgibt, hat keine Hand frei für einen Kugelschreiber, und wer nachmittags abholt, ist mit Matschhose und Brotdose beschäftigt. So sehen viele Helferlisten für Kita-Feste aus, und das liegt nicht daran, dass die Eltern nicht helfen wollen.
Ein Kita-Sommerfest unterscheidet sich von einem Schulfest in einem Punkt, der für die Planung alles verändert. Die Kinder sind klein. Eine Mutter mit einem Zweijährigen kann nicht eine Stunde lang Würstchen wenden, wenn niemand anderes auf das Kind aufpasst. Ein Vater, dessen Tochter um 15 Uhr mit ihrer Gruppe singt, steht um 15 Uhr nicht an der Kuchentheke. Wer das beim Planen mitdenkt, bekommt die Liste voll.
Zuerst klären: Wer passt auf die Kinder auf?
Bevor ihr eine einzige Schicht anlegt, klärt mit der Kita-Leitung, wer während des Festes für welche Kinder verantwortlich ist. Sind die Erzieherinnen und Erzieher im Dienst und betreuen ihre Gruppen? Oder ist es ein Familienfest, bei dem jede Familie für ihr eigenes Kind zuständig ist? Das ist von Kita zu Kita und je nach Träger verschieden, und es hat direkte Folgen für die Helferplanung. Schreibt die Antwort in die Einladung, damit alle Eltern sie kennen.
In den meisten Fällen werden die Eltern während des Festes selbst auf ihre Kinder achten müssen. Daraus folgt der wichtigste Planungsgrundsatz: Schichten so legen, dass in jeder Familie immer jemand frei ist.
Das Tandem-Prinzip
Wenn zwei Erwachsene aus einer Familie kommen, kann einer arbeiten, während der andere mit dem Kind über das Fest zieht. Nach einer Stunde wird getauscht oder beide haben frei. Ihr müsst das nicht kompliziert organisieren. Es reicht, die Schichten kurz zu halten und in der Einladung zu schreiben: „Eine Stunde pro Familie, die andere Person hat in der Zeit das Kind.“
Für Alleinerziehende funktioniert das Tandem nicht. Für sie braucht ihr andere Möglichkeiten, und die sollten in der Liste sichtbar sein, nicht als Ausnahme, um die man bitten muss:
- Stationen, an denen das Kind dabei sein kann, etwa der Bastelstand oder das Kinderschminken, wo das eigene Kind einfach mitmacht.
- Aufbau am Vormittag oder Mittag, während das Kind noch in der Betreuung ist, falls das Fest am Nachmittag eines Kita-Tages stattfindet.
- Eine Spende für Kuchentheke oder Buffet statt einer Schicht.
Der Auftritt der Kinder ist der Fixpunkt
Fast jedes Kita-Fest hat einen Programmpunkt, bei dem die Kinder etwas aufführen: ein Lied, einen Tanz, ein kleines Theaterstück. Das ist der Moment, für den die Großeltern angereist sind. In dieser Zeit will niemand hinter einem Stand stehen, und niemand sollte es müssen.
Plant deshalb um den Auftritt herum. Die einfachste Lösung ist, alle Stände für 20 oder 30 Minuten zu schließen und ein Schild aufzuhängen: „Wir sind kurz beim Auftritt.“ Das versteht jeder. Wer den Grill nicht ausgehen lassen will, besetzt ihn in dieser Zeit mit Eltern, deren Kind in einer anderen Gruppe ist, die zu einer anderen Zeit auftritt. Dafür müsst ihr wissen, wann welche Gruppe dran ist, und das solltet ihr vor dem Anlegen der Schichten mit den Erzieherinnen klären.
Stationen auf Kita-Gruppen verteilen
Bei einer Kita mit mehreren Gruppen bietet es sich an, jeder Gruppe eine Station zu geben. Die Igel machen die Kuchentheke, die Bären den Grill, die Füchse die Spielstationen. Eltern kennen sich innerhalb der Gruppe, sprechen sich ohnehin untereinander ab und haben ein gemeinsames Interesse daran, dass ihre Station gut läuft.
Der Haken: Gruppen mit vielen engagierten Eltern sind schnell voll, andere hängen hinterher. Gebt deshalb eine Frist, zum Beispiel zwei Wochen vor dem Fest. Was bis dahin offen ist, wird für alle Gruppen freigegeben.
Beispielplan für ein Fest von 14 bis 17:30 Uhr
Angenommen, die Kita hat vier Gruppen und etwa 60 Familien. Der Auftritt der Kinder ist um 15:00 Uhr, alle Stände machen von 15:00 bis 15:30 Uhr Pause. Damit gibt es drei Blöcke à eine Stunde: 14:00 bis 15:00, 15:30 bis 16:30 und 16:30 bis 17:30 Uhr.
| Station | Zeit | Plätze je Block | Gruppe | Plätze gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Aufbau: Bänke, Pavillons, Tische | 12:30 bis 14:00 | 6 | offen für alle | 6 |
| Kuchentheke und Kaffee | 3 Blöcke | 3 | Igel | 9 |
| Grill | 3 Blöcke | 2 | Bären | 6 |
| Getränke | 3 Blöcke | 2 | Füchse | 6 |
| Spielstationen und Kinderschminken | 3 Blöcke | 4 | Eulen | 12 |
| Bastelstand, Kind darf dabei sein | 3 Blöcke | 2 | offen für alle | 6 |
| Abbau und Aufräumen | 17:30 bis 18:30 | 8 | offen für alle | 8 |
Zusammen sind das 6 Plätze beim Aufbau, 39 an den Ständen und 8 beim Abbau, also 53. Bei 60 Familien bedeutet das: Wenn sich jede Familie für eine Stunde einträgt, ist das Fest besetzt, und es bleiben ein paar Plätze Puffer für Ausfälle. Diese Rechnung lohnt sich, offen in die Einladung zu schreiben. „Eine Stunde pro Familie“ ist eine Bitte, die fast jeder als fair empfindet.
Mitbringen statt Schicht
Salate fürs Buffet, Kuchen für die Theke, Bierbänke aus dem eigenen Keller: Vieles, was beim Kita-Fest gebraucht wird, sind keine Schichten, sondern Spenden. Haltet beides getrennt. Wenn Kuchen und Thekendienst auf demselben Zettel stehen, tragen sich viele als „Kuchen“ ein und gehen davon aus, dass sie damit fertig sind. Wie man die Spenden so plant, dass nicht zwölf Marmorkuchen auf dem Tisch stehen, steht in Kuchenliste fürs Schulfest. Das Prinzip gilt für die Kita genauso.
Im Sommer kommt bei Spenden die Hitze dazu. Sahnetorten und Salate mit Mayonnaise haben bei 30 Grad auf einem Biertisch nichts verloren. Schreibt in die Bitte um Kuchen, was gewünscht ist und was nicht, und sorgt für einen kühlen Platz.
Eltern erreichen, die nicht in der WhatsApp-Gruppe sind
In fast jeder Kita gibt es Eltern, die in keiner Elterngruppe sind, die wenig Deutsch lesen oder die das Kind nie selbst bringen. Diese Eltern erreicht weder ein Zettel an der Garderobe noch eine Nachricht in einer Gruppe, in der sie nicht sind. Was hilft:
- Ein Aushang mit QR-Code an der Eingangstür, der direkt zur Liste führt. Den sieht jeder, der das Kind bringt, auch Großeltern.
- Ein kurzer, einfacher Text ohne Abkürzungen. „Sommerfest am Freitag, 14 Uhr. Bitte helft eine Stunde mit. Hier eintragen:“ ist verständlicher als ein Absatz über die Bedeutung von Gemeinschaft.
- Eltern, die mehrere Sprachen sprechen, um eine Übersetzung für die Gruppe bitten.
- Persönlich ansprechen. Die Erzieherinnen kennen die Familien am besten und wissen, wen man direkt fragen kann.
Wie ihr allgemein mehr Leute zum Mitmachen bewegt, steht in Helfer finden: Was wirklich funktioniert.
Woran die Planung oft hakt
- Die Schichten dauern zwei oder drei Stunden. Das schreckt Eltern kleiner Kinder sofort ab.
- Der Auftritt der Kinder ist im Schichtplan nicht berücksichtigt, und die Eltern am Grill verpassen ihn.
- Der Elternbeirat trägt sich überall ein, wo nach einer Woche noch Lücken sind. Damit lernen alle anderen, dass es auch ohne sie geht.
- Der Abbau ist für „alle“ geplant. Am Ende des Festes sind die Kinder müde und hungrig, und die meisten Familien gehen. Plant den Abbau mit festen Namen.
Für eine Kita mit zwei Gruppen und einem überschaubaren Fest reicht eine gut gemachte Liste neben der Eingangstür. Bei mehreren Gruppen und vielen Familien, die nicht täglich in der Kita sind, hilft eine Liste per Link. In Schichtplan-Manager wählen Eltern beim Eintragen ihre Kita-Gruppe aus, brauchen kein Konto und können die Schicht über ihre Telefonnummer selbst wieder austragen, wenn das Kind krank wird. Ein eintägiges Fest mit bis zu sechs Schichten und 15 Plätzen ist kostenlos, für den Plan oben mit 53 Plätzen bräuchtet ihr ein Event für 8 Euro. Mehr dazu auf der Seite zum Schulfest, die auch für Kitas gilt.