Kinderkleider- und Spielzeugbasare gibt es in fast jedem Ort, organisiert von Kita-Fördervereinen, Elternbeiräten, Kirchengemeinden oder Familienzentren. Meist im Frühjahr und Herbst, meist in einer Turnhalle oder einem Gemeindesaal, und fast immer mit einem Ehrenamtsteam, das hinterher erschöpfter ist als nach jedem Sommerfest.
Das liegt an einem Missverhältnis, das man von außen nicht sieht. Besucher erleben den Basar als Verkauf am Samstagvormittag. Für das Team ist der Verkauf aber nur eine von fünf Phasen, und nicht einmal die anstrengendste. Wer die Helferliste nur für den Verkauf plant, steht am Samstag um 13 Uhr mit vier Leuten vor 3.000 unverkauften Teilen.
Dieser Artikel geht vom Kommissionsbasar aus: Verkäufer bekommen eine Nummer, etikettieren ihre Ware selbst, geben sie ab, und der Verein verkauft sie und rechnet anschließend ab. Bei Basaren, an denen jeder seinen eigenen Tisch betreut, ist die Planung deutlich einfacher.
Die fünf Phasen eines Kommissionsbasars
1. Annahme
Verkäufer bringen ihre Ware, meist am Vortag. An der Annahme wird geprüft, ob die Etiketten lesbar sind und ob die Zahl der Teile ungefähr stimmt. Wenn ihr eine Obergrenze pro Nummer habt, ist das der Ort, an dem sie eingehalten wird. Für die Annahme braucht ihr Leute, die freundlich und bestimmt sind. Es gibt immer jemanden, der 60 statt 40 Teile mitbringt.
2. Sortieren
Die Ware wird nach Kategorien und Größen auf Tische verteilt: Hosen Größe 92, Jacken Größe 116, Spielzeug, Bücher, Kinderwagen. Das ist Fleißarbeit, für die man keine Erfahrung braucht. Es geht schneller, wenn eine Person pro Tischreihe sagt, was wohin kommt.
3. Verkauf und Kasse
Während des Verkaufs braucht ihr Leute an den Kassen, ein paar zur Aufsicht in den Bereichen, die nachlegen und aufräumen, und jemanden am Eingang. An der Kasse wird pro Teil das Etikett abgetrennt und nach Verkäufernummer gesammelt oder eingetippt, je nachdem, wie ihr abrechnet.
4. Rücksortieren
Alles, was nicht verkauft wurde, muss zurück zur richtigen Verkäufernummer. Teil für Teil, Etikett lesen, in die richtige Kiste oder Tüte. Das kann auch bei einem gut laufenden Basar mehr als die Hälfte der angenommenen Ware sein. Diese Phase wird fast überall unterschätzt.
5. Abrechnung und Auszahlung
Pro Nummer wird der Verkaufserlös summiert, der Anteil für den Verein abgezogen und der Rest ausgezahlt oder überwiesen. Am Nachmittag holen die Verkäufer ihre Restware und das Geld ab. Hier lohnt sich das Vier-Augen-Prinzip: Mindestens zwei Personen zählen und dokumentieren.
Beispielplan für einen Basar am Samstag
Angenommen, ihr habt 120 Verkäufernummern mit maximal 40 Teilen pro Nummer. Die Annahme ist am Freitagnachmittag, der Verkauf am Samstag von 9 bis 12 Uhr.
| Tag | Zeit | Phase | Plätze |
|---|---|---|---|
| Fr | 14:00 bis 15:30 | Tische aufbauen, Bereiche beschildern | 6 |
| Fr | 15:30 bis 18:00 | Annahme | 4 |
| Fr | 16:00 bis 19:00 | Sortieren | 8 |
| Sa | 08:00 bis 09:00 | Nachsortieren, Kassen einrichten | 4 |
| Sa | 09:00 bis 12:00 | Kasse | 3 |
| Sa | 09:00 bis 12:00 | Aufsicht in den Bereichen, Eingang | 5 |
| Sa | 12:00 bis 14:30 | Rücksortieren | 12 |
| Sa | 12:30 bis 15:00 | Abrechnung | 3 |
| Sa | 15:00 bis 16:30 | Ausgabe Restware und Auszahlung | 4 |
| Sa | 15:00 bis 16:30 | Abbau, Halle fegen | 6 |
Das sind 55 Plätze, ohne die ein, zwei Personen, die vorher die Nummern vergeben. Bei den Rücksortierern steht bewusst die größte Zahl. Warum, zeigt die Rechnung.
Rechenweg: Kasse und Rücksortieren
Bei 120 Nummern mit bis zu 40 Teilen kommen höchstens 4.800 Teile zusammen. Realistisch bringt nicht jeder die volle Zahl mit. Nehmen wir für die Rechnung 4.000 Teile an, von denen 1.600 verkauft werden. Wie viel bei euch tatsächlich verkauft wird, wisst ihr nach dem ersten Basar. Notiert es euch.
Für die Kasse: Wenn eine Kassiererin pro Teil etwa zehn Sekunden braucht, um das Etikett abzutrennen und den Preis zu erfassen, sind 1.600 Teile rund 16.000 Sekunden, also knapp viereinhalb Stunden Kassenarbeit. Verteilt auf drei Stunden Verkauf würden zwei Kassen rechnerisch reichen. Da der größte Andrang in der ersten Stunde ist, plant ihr besser drei.
Für das Rücksortieren bleiben 2.400 Teile. Wenn eine Person pro Minute drei Teile liest und in die richtige Kiste legt, sind das 800 Minuten, gut 13 Stunden Arbeit. Mit 12 Leuten ist das in etwas mehr als einer Stunde erledigt, mit sechs Leuten dauert es über zwei Stunden. Und das ist eine optimistische Rechnung, weil die Halle um 12 Uhr nicht aufgeräumt ist und die Kisten erst noch gestellt werden müssen.
Messt die Zeit pro Teil beim nächsten Basar einmal mit, an der Kasse und beim Rücksortieren. Dann könnt ihr die Rechnung mit euren eigenen Zahlen machen.
Helfereinkauf: Anreiz mit klaren Regeln
Viele Basare bieten Helfern an, vor der offiziellen Öffnung einzukaufen. Das ist ein starker Anreiz, gerade für Eltern, die selbst Kleidung suchen. Es führt aber auch zu Ärger, wenn die Regeln unklar sind. Typisch ist, dass sich jemand für eine halbe Stunde Sortieren einträgt und dann am Samstag eine Stunde vor allen anderen die besten Winterjacken mitnimmt.
Legt deshalb vorher fest, wer zum Helfereinkauf berechtigt ist, zum Beispiel nur, wer eine Schicht von mindestens zwei Stunden übernimmt, und ob die Schicht vor dem Einkauf geleistet sein muss. Schreibt die Regel in den Aufruf. Die Helferliste ist dann gleichzeitig die Liste derjenigen, die am Samstag früher rein dürfen. Am Eingang braucht ihr sie also ausgedruckt.
Ein häufiger Konflikt: Wer Samstag von 12 bis 14:30 Uhr rücksortiert, profitiert vom Helfereinkauf genauso wie die Leute vom Freitag. Diese Schicht ist aber am unbeliebtesten. Manche Basare geben genau dafür einen zusätzlichen Bonus, etwa einen geringeren Abzug beim eigenen Verkaufserlös, wenn man auch eine Verkäufernummer hat.
Wer passt wohin?
Nicht jede Aufgabe passt zu jedem. Annahme und Abrechnung sind etwas für Leute, die den Basar schon kennen. An der Annahme gibt es Diskussionen, bei der Abrechnung geht es um Geld. Kasse braucht Ruhe und Konzentration, Sortieren und Rücksortieren dagegen nur Ausdauer und ein bisschen Ordnungssinn. Neue Helfer setzt ihr am besten in diese Phasen. Wer die Abrechnung macht, sollte nicht direkt davor drei Stunden an der Kasse gestanden haben.
Eltern mit kleinen Kindern helfen gern beim Sortieren am Freitagabend, wenn der Partner zu Hause ist. Am Samstagmittag, wenn die Kinder Hunger haben, eher nicht. Wie man solche Rahmenbedingungen bei Eltern-Helfern generell mitdenkt, steht in Kita-Sommerfest: Elternhilfe organisieren.
Was beim Basar oft schiefläuft
- Die Helferliste plant nur den Verkauf, Annahme und Rücksortieren fehlen oder haben zwei Plätze.
- Für den Helfereinkauf gibt es keine Regel, und am Samstag diskutiert jemand am Eingang mit dem Team.
- Die Etiketten werden bei der Annahme nicht kontrolliert. Beim Rücksortieren liegen dann Teile ohne lesbare Nummer herum.
- Zu wenig Wechselgeld an den Kassen, vor allem in der ersten halben Stunde.
- Abrechnung macht eine einzelne Person, abends, allein.
Für einen kleinen Basar mit 30 Nummern reicht eine Liste im Gemeindehaus. Ab einer Größe, bei der ihr Helfer aus mehreren Kitas oder Gruppen zusammenbringt, ist eine gemeinsame Online-Liste übersichtlicher. Wie ihr die Liste aufbaut, steht in Helferliste erstellen. In Schichtplan-Manager könnt ihr beim Eintragen ein eigenes Feld abfragen, etwa die Verkäufernummer, damit ihr Helfer-Boni direkt zuordnen könnt. Und wenn es schwer ist, genug Leute für die unbeliebten Phasen zu finden, lohnt sich Helfer finden: Was wirklich funktioniert.