Wer für ein Vereinsfest, ein Feuerwehrfest oder eine Schule eine Helferliste digitalisieren will, stößt schnell auf ein gutes Dutzend Anbieter mit sehr unterschiedlichen Preismodellen. Wir ordnen die wichtigsten Optionen ein, die Wahl bleibt bei euch.
Drei Preismodelle
Der Markt für Helferlisten-Software zerfällt grob in drei Lager:
- Komplett kostenlos: Anbieter, die dauerhaft ohne Kosten nutzbar sind, oft finanziert über Spenden, Business-Lizenzen für Großkunden oder als reines Community-Projekt.
- Freemium mit Abo-Stufen: Ein kostenloser Einstieg, der ab einer bestimmten Nutzungsmenge (mehr Events, mehr Helfer, mehr Funktionen) in ein monatliches oder jährliches Abo übergeht.
- Pay-per-Event ohne Abo: Ihr zahlt einmalig für die Veranstaltung, die ihr plant, ohne Vertragsbindung und ohne Kündigungsfrist. Schichtplan-Manager gehört in diese Kategorie.
Keines der drei Modelle ist grundsätzlich besser. Was sich lohnt, hängt davon ab, wie oft ihr im Jahr Events plant, dazu mehr im Abschnitt Wann lohnt sich welches Preismodell.
Vergleichstabelle
Die Tabelle zeigt die wichtigsten Kriterien. Die Angaben zu den genannten Fremdanbietern stammen von den jeweiligen Anbieter-Websites (Stand: eigene Recherche, Oktober 2026) und können sich inzwischen geändert haben. Verbindliche, aktuelle Preise und Funktionen stehen nur auf der jeweiligen Anbieter-Website.
| Tool | Preismodell | Self-Signup ohne Account | Custom-Felder | DSGVO-Doku öffentlich | Kein-Abo-Option |
|---|---|---|---|---|---|
| Schichtplan-Manager | Gratis-Tier + einmalig ab 8 €/Event, kein Abo nötig | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Helferliste.online | Für Vereine gratis | Ja | Ja | Ja (Serverstandort DE genannt) | Ja |
| BringList | Komplett kostenlos | Ja | Eher nicht/eingeschränkt | Ja | Ja |
| Helferplanung.app | Freemium, danach 29–69 CHF/Monat oder 169–390 CHF/Jahr | Ja | Ja | Ja (Serverstandort DE genannt) | Nur im Free-Plan (1 Event) |
| Helfereinsatz.ch | Freemium (2 Events gratis), danach 30–100 CHF/Monat oder 150–500 CHF/Jahr | Unklar (Helfer registrieren sich) | Ja | Unklar/nicht prominent kommuniziert | Nur im Free-Plan (2 Events) |
Feature-Punktevergleich
Damit der Vergleich nicht nur bei Ja/Nein stehen bleibt, haben wir die wichtigsten Kriterien nach dem Recherchestand von Oktober 2026 mit Punkten bewertet: 1 Punkt = voll erfüllt, 0,5 Punkte = teilweise/unklar, 0 Punkte = nicht erfüllt. Wissenschaftlich ist das nicht, es ist eine Einordnung nach den Kriterien, die bei der Auswahl für Vereine typischerweise am meisten zählen. Bei Anbietern mit nicht öffentlich dokumentierten Details haben wir konservativ 0,5 statt 1 vergeben.
| Kriterium | Schichtplan-Manager | Helferliste.online | BringList | Helferplanung.app | Helfereinsatz.ch |
|---|---|---|---|---|---|
| Self-Signup ohne Account | 1 | 1 | 1 | 1 | 0,5 |
| Kein Abo, kein Vertrag nötig | 1 | 1 | 1 | 0,5 | 0,5 |
| Kostenloser Einstieg ohne Zeitlimit | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Custom-Felder für Schichten/Helfer | 1 | 1 | 0,5 | 1 | 1 |
| DSGVO-Doku öffentlich einsehbar | 1 | 1 | 1 | 1 | 0,5 |
| Automatische Datenlöschung mit Vorwarnung | 1 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| QR-Code-Teilen out of the box | 1 | 1 | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Druckansicht direkt im Tool | 1 | 1 | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Reporting/Statistik-Funktionen | 0,5 | 1 | 0,5 | 1 | 1 |
| Native Mobile App | 0 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Gruppen-Verwaltung für Helfer*innen | 1 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 1 |
| Schicht-Serien/Tage duplizieren | 1 | 0,5 | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Kalender-Export für Helfer*innen | 1 | 0,5 | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Selbst-Austragen ohne Account | 1 | 1 | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Anbindung für KI-Assistenten (WebMCP o. Ä.) | 1 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Punktesumme (max. 15) | 13,5 | 12 | 9,5 | 12 | 9,5 |
Methodik: Punkte basieren auf öffentlich einsehbaren Angaben der Anbieter-Websites, nicht auf eigenen Tests der Fremdtools. 0 Punkte vergeben wir nur, wenn ein Anbieter selbst explizit angibt, eine Funktion nicht zu bieten. Konnten wir eine Funktion auf der Anbieter-Website nicht finden, werten wir das als „unklar“ mit 0,5 Punkten, weil eine nicht gefundene Funktion trotzdem existieren kann. Bei Reporting/Statistik liegt Helfereinsatz.ch laut Eigenangabe vorn, das rechnen wir bewusst mit ein, statt es zu verschweigen. Unser eigenes WebMCP für KI-Assistenten steckt im Organisator-Dashboard und richtet sich an Organisator*innen, nicht an Helfer*innen. Solltet ihr als genannter Anbieter eine dieser Einschätzungen für falsch halten, meldet euch gerne, wir korrigieren das umgehend.
Ehrlich: Was uns (noch) fehlt
Aktuell haben wir keine native Mobile App, wir sind bewusst eine reine Web-App, die im Browser läuft. Reporting und Auswertungen über mehrere Events hinweg sind bei uns schlanker gehalten als etwa bei Helfereinsatz.ch, das dort laut Eigenangabe mehr Statistik-Funktionen bietet. Wer regelmäßig viele Events mit ausführlichem Reporting plant, sollte das gegen unser Pay-per-Event-Modell abwägen.
Die Anbieter kurz eingeordnet
Helferliste.online
Für Vereine kostenlos nutzbar, mit Serverstandort Deutschland als genanntem Vorteil. Gut, wenn Kosten am wichtigsten sind.
BringList
Ein etabliertes, komplett kostenloses Tool mit größerer Nutzerbasis laut Eigenangabe. Laut eigener Website ist es vor allem für Mitbringlisten gedacht, also wer was mitbringt, weniger für Schichten mit Uhrzeiten. Geeignet für Vereine, die eine simple, kostenlose Lösung ohne viele Zusatzfunktionen suchen.
Helferplanung.app
Startet mit einem kostenlosen Einstieg und wechselt bei intensiverer Nutzung in ein Abo (29–69 CHF im Monat oder 169–390 CHF im Jahr). Sinnvoll für Vereine, die sehr regelmäßig, über das ganze Jahr verteilt, mehrere Events planen und ein Abo nicht scheuen.
Helfereinsatz.ch
Bietet zwei kostenlose Events und danach ein nach Nutzung gestaffeltes Abo (30–100 CHF im Monat oder 150–500 CHF im Jahr). Hat vergleichsweise viel Reporting und Statistik, nützlich für Vereine mit wiederkehrenden, größeren Events.
Wann lohnt sich welches Preismodell
Eine pauschal richtige Wahl gibt es nicht, entscheidend ist, wie oft ihr Events plant.
Bei sehr kleinem Budget und unregelmäßiger Nutzung reicht oft ein komplett kostenloses Tool, sofern der Funktionsumfang genügt. Plant ihr dagegen sehr häufig übers Jahr verteilt Events, kann sich ein Freemium-Abo lohnen, wenn ihr die zusätzlichen Funktionen wie automatisierte Erinnerungen regelmäßig braucht und die monatlichen Kosten im Verhältnis zur Nutzung klein bleiben.
Plant ihr 1 bis 5 Events im Jahr und habt keine Lust auf Vertragsbindung, zahlt sich ein Pay-per-Event-Modell ohne Abo aus: Ihr zahlt nur für die Veranstaltungen, die ihr tatsächlich durchführt, ohne Kündigungsfrist oder laufende Kosten in den Monaten dazwischen. Dafür ist Schichtplan-Manager gebaut. Ein eintägiges Event mit bis zu 6 Schichten und 15 Helferplätzen ist bei uns sogar komplett kostenlos, größere oder mehrtägige Events kosten einmalig ab 8 €.
Worauf ihr bei der Auswahl achten solltet
Egal für welches Tool ihr euch entscheidet, prüft diese Punkte. Muss man sich für die Helferliste registrieren, oder reicht ein geteilter Link? Jede zusätzliche Hürde senkt erfahrungsgemäß die Anmeldequote. Wird offen dokumentiert, was gespeichert wird, wo die Server stehen und wie lange Daten aufbewahrt werden? Und fallen bei mehr Helfern, mehr Schichten oder Zusatzfunktionen automatisch höhere Kosten an, die auf der Startseite nicht sofort sichtbar sind?
Zwei weitere Punkte werden gern übersehen: Gibt es einen erreichbaren Ansprechpartner, falls kurz vor dem Event etwas nicht funktioniert? Und lässt sich die Helferliste als CSV oder Excel exportieren, falls ihr das Tool später wechseln wollt oder die Daten offline braucht?
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ihr eine Helferliste konkret aufbaut, findet ihr in unserem Artikel Helferliste erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung. Unser eigenes Preismodell mit Gratis-Tier ist auf der Preisseite im Detail aufgeführt.
Wer mehrere Vereine unter einem Dach koordinieren muss, etwa beim Stadtfest, oder die Einteilung für ein Wahlamt braucht (Wahlhelfer), sieht dort, wie wir das in Schichtplan-Manager abbilden.
Häufige Fragen
Welches Helferlisten-Tool ist kostenlos?
Mehrere Anbieter bieten einen kostenlosen Einstieg an, etwa für kleine Vereine oder eine begrenzte Anzahl Events. Schichtplan-Manager ist für ein eintägiges Event mit bis zu 6 Schichten und 15 Helferplätzen komplett kostenlos, ohne Zeitlimit oder Kreditkarte. Größere oder mehrtägige Events kosten dann einmalig Guthaben.
Brauche ich für eine Helferliste ein Abo?
Nicht zwingend. Manche Tools verlangen ab einer bestimmten Nutzung ein monatliches oder jährliches Abo. Es gibt aber auch Pay-per-Event-Modelle ohne Vertragsbindung, bei denen ihr nur für die Veranstaltungen zahlt, die ihr tatsächlich plant. Das lohnt sich vor allem, wenn euer Verein nur 1 bis 5 Events im Jahr organisiert.
Welches Tool ist DSGVO-konform?
Achtet auf Serverstandort (idealerweise Deutschland/EU), eine öffentlich einsehbare Dokumentation zur Datenverarbeitung und die Möglichkeit, eigene Daten selbst einzusehen und zu löschen. Nicht jeder Anbieter legt das gleich transparent offen, im Zweifel vor der Auswahl direkt auf der Anbieter-Website danach suchen oder nachfragen.
Was kostet eine Helferlisten-Software im Schnitt?
Die Spanne ist groß: von komplett kostenlos über einmalig etwa 6 bis 8 Euro pro Veranstaltung bis zu gestaffelten Jahres-Abos im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich. Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Events ihr pro Jahr plant und wie viele Helferplätze ihr braucht.
Brauchen Helfer*innen einen eigenen Account?
Bei den meisten in diesem Vergleich genannten Tools nicht. Helfer*innen öffnen einen geteilten Link oder QR-Code und tragen sich mit Name in eine freie Schicht ein, ganz ohne Registrierung oder App-Installation.