Wer eine Helferliste für das nächste Fest braucht, sucht meist zuerst nach einer Vorlage. Eine gute Vorlage spart Zeit. Hier steht, was in jede Helferliste gehört, wo Excel und Word an Grenzen stoßen und wann sich ein Online-Tool lohnt.
Was in jede Helferliste gehört
Unabhängig vom Format braucht jede Liste dieselben Spalten:
- Station: zum Beispiel Ausschank, Grill, Kasse oder Aufbau
- Datum und Uhrzeit: Beginn und Ende der Schicht
- Plätze: wie viele Helfer pro Schicht gebraucht werden
- Name: wer sich einträgt
- Telefonnummer (optional): nur, wenn ihr bei Ausfall kurzfristig anrufen müsst
- Bemerkung: etwa Kuchenspende, Führerschein oder T-Shirt-Größe
Eine Zeile pro Schicht und Platz, die Spalten für Name und Kontakt bleiben zunächst leer. Wie viele Plätze ihr braucht, erfahrt ihr in der Anleitung zum Helferbedarf berechnen.
Vorlage in Excel oder Word: Vorteile und Grenzen
Eine Tabelle ist schnell erstellt und kostet nichts. Sie passt, wenn der Kreis klein ist, etwa 10 bis 15 Helfer, und eine Person die Liste pflegt. Problematisch wird es bei diesen Punkten:
- Mehrere Versionen: Wer die Datei per E-Mail oder Messenger verteilt, hat bald fünf verschiedene Stände.
- Doppelbelegungen: Zwei Personen tragen sich gleichzeitig in dieselbe Zeile ein, oder jemand überschreibt versehentlich einen Eintrag.
- Schlechte Lesbarkeit auf dem Handy: Große Tabellen sind auf dem Smartphone mühsam.
- Datenschutz: Namen und Telefonnummern liegen in einer Datei, die weitergeleitet werden kann.
Wann sich ein Online-Tool lohnt
Sobald sich viele Personen selbst eintragen sollen, ist ein Link besser als eine Datei. Alle sehen denselben Stand, Doppelbelegungen werden verhindert, und ihr seht in einer Übersicht, welche Schichten noch offen sind. Mit Schichtplan-Manager legt ihr die Schichten an, teilt den Link per WhatsApp oder QR-Code, und die Helfer tragen sich ohne Konto selbst ein. Ein eintägiges Event mit bis zu 6 Schichten und 15 Helferplätzen ist kostenlos. Einen Überblick über Alternativen findet ihr im Vergleich der Helferlisten-Tools.
So nutzt ihr eine Vorlage sinnvoll
- Legt zuerst die Schichten fest, dann erst die Namen.
- Erhebt nur Daten, die ihr wirklich braucht. Der Name genügt meistens.
- Löscht die Liste nach dem Fest, sobald sie nicht mehr gebraucht wird.
- Notiert, was gut und schlecht lief, und nutzt es für die nächste Liste.
Die komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung findet ihr unter Helferliste erstellen.