Ein Glühweinstand an einem Wochenende ist schnell besetzt. Ein Glühweinstand über die ganze Adventszeit ist ein anderes Kaliber. Wenn der Markt an allen vier Adventswochenenden jeweils freitags bis sonntags läuft und ihr pro Tag drei Schichten mit je drei Leuten plant, kommt ihr auf 4 mal 3 mal 3 mal 3, also 108 Helferplätze. Für einen Verein mit 60 aktiven Mitgliedern ist das eine Menge, zumal die Adventszeit für viele ohnehin die vollste Zeit des Jahres ist.
Wichtiger als die Schichtlänge ist deshalb, nach welchem Prinzip ihr die Abende verteilt. Drei Modelle sind üblich, und jedes hat Schwächen.
Modell 1: Offene Liste für alle
Alle Schichten aller Wochenenden stehen in einer Liste, jeder trägt sich ein, wo es passt. Das ist das einfachste Modell und für kleine Stände oft das beste. Jeder sieht, was noch frei ist, niemand muss koordinieren.
Der Nachteil zeigt sich ab etwa dem dritten Wochenende. Die ersten Termine sind schnell voll, weil die Motivation am Anfang hoch ist. Am vierten Advent, kurz vor Weihnachten, fehlen dann Leute, und dieselben Engagierten springen wieder ein. Eine offene Liste braucht deshalb jemanden, der ab Mitte November regelmäßig draufschaut und die Lücken direkt anspricht.
Modell 2: Patenschaft pro Abend
Jeder Abend wird einer Gruppe zugeordnet: der Jugendabteilung, der Damengymnastik, dem Vorstand, der zweiten Mannschaft, dem Elternbeirat der Grundschule. Die Gruppe besetzt ihren Abend selbst. Das verteilt die Last fair, und in vielen Gruppen entsteht ein kleiner Ehrgeiz, den eigenen Abend gut hinzubekommen.
Das Modell braucht pro Gruppe eine Person, die sich kümmert, und eine klare Absprache, was passiert, wenn eine Gruppe ihren Abend nicht vollbekommt. Ohne diese Absprache steht am Freitagabend die halbe Jugendabteilung am Stand und niemand, der die Kasse übernehmen darf.
Modell 3: Stammteam plus offene Plätze
Ein kleines Stammteam von vier bis sechs Leuten verteilt sich so, dass an jedem Abend eine erfahrene Person am Stand ist. Sie kennt die Kocher, weiß, wo das Wechselgeld liegt, und macht den Kassenabschluss. Die übrigen Plätze sind offen. Neue Helfer lernen dabei von jemandem, der den Stand schon kennt, und das Stammteam muss nicht jeden Abend komplett stemmen.
Für Stände, die über alle Wochenenden laufen und eine gewisse Routine brauchen, ist das meistens das robusteste Modell. Es hängt allerdings stark an den wenigen Stammleuten. Wenn zwei davon im Dezember krank werden, wird es eng.
Welches Modell passt zu euch?
| Situation | Passendes Modell |
|---|---|
| Ein Wochenende, kleiner Stand | Offene Liste |
| Großer Verein mit mehreren Abteilungen | Patenschaft pro Abend |
| Mehrere Wochenenden, Stand mit Technik und Kasse | Stammteam plus offene Plätze |
| Stand mehrerer Vereine oder Elterngruppen | Patenschaft, kombiniert mit offener Liste für Lücken |
Welche Rollen am Stand gebraucht werden
Egal, welches Modell ihr wählt: Der Stand braucht pro Schicht bestimmte Rollen. Wer das vorher festlegt, vermeidet, dass drei Leute ausschenken und keiner kassiert.
- Ausschank: Glühwein und Kinderpunsch schöpfen, Töpfe im Blick behalten, rechtzeitig nachfüllen. Ein frisch aufgefüllter Topf braucht Zeit, bis er wieder heiß ist. Wer zu spät nachfüllt, hat zwanzig Minuten lauwarmen Glühwein.
- Kasse und Tassenpfand: Bei Pfandtassen ist die Kasse doppelt beschäftigt, weil jede Tasse zweimal über den Tresen geht. Einmal beim Kauf, einmal bei der Rückgabe.
- Spülen: Wenn ihr nicht mit Einweg arbeitet, muss jemand Tassen spülen. Das wird fast immer vergessen und dann von der Kasse nebenbei erledigt.
- Nachschub: Wein, Punsch, Gewürze, Zucker, Tassen aus dem Lager holen. Bei kleinen Ständen übernimmt das die verantwortliche Person mit.
Rechenweg: Wie viele Leute zur Stoßzeit?
Auf den meisten Weihnachtsmärkten ist es am frühen Abend am vollsten, wenn die Leute von der Arbeit kommen, und am Samstag ab dem Nachmittag. Wie voll es bei euch wird, könnt ihr aus den Zahlen vom Vorjahr ableiten, auch wenn ihr nie gezählt habt, wie viele Leute am Stand waren.
Ein Beispiel: Ihr habt am Samstag im Vorjahr 120 Liter Glühwein und Punsch verkauft. Bei 0,2 Litern pro Tasse sind das 600 Tassen. Der Stand war acht Stunden offen, im Schnitt also 75 Tassen pro Stunde. Zur Stoßzeit ist es mehr, rechnet ruhig mit dem Doppelten, also rund 150 Tassen pro Stunde oder zweieinhalb pro Minute.
Bei zweieinhalb Bestellungen pro Minute reicht eine Person an der Kasse nicht mehr, wenn jede Tasse auch zurückgegeben wird und Pfand ausgezahlt werden muss. Für die Stoßzeit heißt das: zwei Leute für Ausschank und Kasse, eine Person für Pfandrückgabe und Spülen. Die Nachmittagsschicht am Freitag kommt dagegen oft mit zwei Leuten aus. Richtet die Schichtgrößen deshalb nach dieser Kurve aus.
Beispiel: Ein Adventswochenende mit Stammteam
So könnte ein Wochenende nach Modell 3 aussehen. Die Plätze fürs Stammteam sind in der Gesamtzahl schon enthalten.
| Tag | Zeit | Plätze | Davon Stammteam | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Fr | 15:30 bis 17:30 | 3 | 1 | Aufschließen, Kocher anheizen |
| Fr | 17:30 bis 19:30 | 4 | 1 | Stoßzeit nach Feierabend |
| Fr | 19:30 bis 21:30 | 3 | 1 | Kassenabschluss, Pfandtassen zählen |
| Sa | 12:00 bis 14:00 | 2 | 1 | Ruhiger Start |
| Sa | 14:00 bis 16:00 | 3 | 0 | Erfahrene Person aus der Vorschicht bleibt erreichbar |
| Sa | 16:00 bis 18:00 | 4 | 1 | Stoßzeit |
| Sa | 18:00 bis 20:00 | 4 | 1 | Stoßzeit |
| Sa | 20:00 bis 21:30 | 3 | 1 | Kassenabschluss |
| So | 13:00 bis 15:30 | 2 | 1 | |
| So | 15:30 bis 18:00 | 3 | 1 | Abschluss, Stand für die Woche sichern |
Das sind 31 Plätze für ein Wochenende, davon neun für das Stammteam. Über vier Wochenenden kommen 124 Plätze zusammen. Bei sechs Stammleuten heißt das für jeden etwa sechs Abende im Advent. Das ist viel, aber machbar, wenn sich das Team untereinander abspricht. Bei vier Stammleuten wären es neun pro Person. Das hält kaum jemand bis Weihnachten durch.
Kälte ist ein Planungsfaktor
Zwei Stunden am Stand im Dezember sind etwas anderes als zwei Stunden an der Theke im Juli. Nach der zweiten Stunde lässt bei den meisten die Laune nach, und das merkt man am Umgang mit den Gästen. Ein paar Dinge helfen, die nichts mit dem Schichtplan zu tun haben, aber viel mit der Bereitschaft, nächstes Jahr wiederzukommen:
- Eine Holzpalette oder dicke Gummimatte hinter dem Tresen. Kalte Füße kommen fast immer vom Boden.
- Ein Heizstrahler oder zumindest Windschutz an der offenen Seite, wenn der Markt das erlaubt.
- Ein warmes Getränk für die Helfer, das nicht aus der Kasse bezahlt werden muss.
- Ein Hinweis beim Eintragen, dass man sich warm anziehen soll. Neulinge unterschätzen das fast immer.
Jugendschutz am Stand
Glühwein ist ein Weingetränk und darf nach § 9 Jugendschutzgesetz nicht an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren abgegeben werden. Ausnahme bisher: 14- und 15-Jährige in Begleitung eines Elternteils, die Bundesregierung will das aber streichen. Glühwein mit Schuss enthält Spirituosen, dafür gilt die Grenze von 18 Jahren. Wer an der Kasse steht, muss im Zweifel nach dem Ausweis fragen. Das solltet ihr allen Helfern vor der ersten Schicht sagen, vor allem jüngeren, die sich oft nicht trauen, Gleichaltrige zu kontrollieren.
Fehler, die im Advent immer wieder passieren
- Der vierte Advent wird so geplant wie der erste. Kurz vor Weihnachten haben aber viele Familienbesuch, Weihnachtsfeiern oder sind schon verreist. Fragt für dieses Wochenende besonders früh.
- Niemand ist für den Kassenabschluss eingetragen. Dann zählt die letzte Schicht nach Feierabend noch eine halbe Stunde Pfandmarken in der Kälte.
- Alle Wochenenden werden erst im November angelegt. Viele planen den Advent früher, also legt die Schichten an, sobald der Markttermin feststeht.
- Der Stand wird übers Wochenende nicht gesichert, und am Freitag fehlen Tassen oder Gas.
Papier, Tabelle oder Link?
Für einen Stand an einem einzelnen Wochenende reicht eine Liste im Vereinsheim oder eine einfache Tabelle. Über vier Wochenenden und mit mehreren Gruppen wird das unübersichtlich, vor allem wenn sich jemand kurzfristig austragen will. Dann hilft eine Liste, die alle auf dem Handy sehen. Wie das für den Weihnachtsmarkt aussieht, steht auf der Seite Schichtplaner für den Weihnachtsmarkt. Wenn ihr die Liste über WhatsApp verteilen wollt, lest vorher Helferliste über WhatsApp: wo es klappt und wo es kippt.
In Schichtplan-Manager könnt ihr für Modell 2 Gruppen anlegen, die Helfer beim Eintragen auswählen. So seht ihr auf einen Blick, ob die Jugendabteilung ihren Abend schon besetzt hat.