Ein Weihnachtsbasar in der Grundschule, der Kita oder im Gemeindehaus sieht am Basartag überschaubar aus: ein paar Tische mit Gebasteltem, eine Kuchentheke, vielleicht eine Tombola. Was man nicht sieht, sind die Abende davor. Adventskränze binden, Sterne falten, Plätzchen backen, Marmelade einkochen, Preisschilder schreiben. Bei den meisten Basaren steckt mehr Arbeit in der Vorbereitung als im Verkauf.
Genau da gehen viele Helferlisten schief. Sie planen nur den Basartag, und die Bastelabende laufen über Zurufe im Elternchat. Dann sitzen an jedem Abend dieselben Leute, und am Basartag wundern sich alle, warum die Bastelgruppe keine Lust mehr auf die Kuchentheke hat.
Zwei Phasen, eine Liste
Plant die Vorbereitung und den Basartag als zwei getrennte Blöcke, aber in derselben Liste. So sieht jeder auf einen Blick, wer schon drei Bastelabende gemacht hat und wer bisher noch gar nicht dabei war. Wenn die Bastelabende in einem anderen Kanal laufen, geht genau diese Übersicht verloren.
- Vorbereitung: Bastelabende, Backtermine, Material besorgen, Preise auszeichnen. Verteilt über drei bis fünf Wochen.
- Basartag: Aufbau, Verkaufsstände, Café, Tombola, Kinderprogramm, Abbau. Ein Tag, oft ein Samstag oder der erste Adventssonntag.
Die Vorbereitung als Schichten planen
Ein Bastelabend ist eine Schicht wie jede andere: Er hat ein Datum, eine Uhrzeit und eine sinnvolle Zahl an Plätzen. Wenn sechs Leute an einem Tisch Kränze binden, ist das gesellig. Mit zwölf Leuten fehlt Platz und Material, und die Hälfte schaut zu. Legt deshalb pro Abend eine feste Platzzahl fest, die zum Raum und zum Material passt.
Nicht jeder kann abends weg. Gerade Eltern mit kleinen Kindern oder Schichtarbeit fallen bei Bastelabenden raus, würden aber gern etwas beitragen. Für sie funktionieren Bastelpakete zum Mitnehmen: Material und Anleitung für zehn Sterne in einer Tüte, abholen am Montag, zurückbringen bis Freitag. Legt diese Pakete als eigene Einträge in der Liste an, damit ihr wisst, wie viele unterwegs sind und von wem ihr sie zurückbekommt.
Backen für den Verkauf ist ein Sonderfall. Plätzchen und Kuchen sind Spenden, keine Schichten. Wer drei Bleche Vanillekipferl backt, hat damit seinen Teil geleistet und muss nicht auch noch an die Theke. Wie ihr Spenden und Thekendienst sauber trennt, steht in Kuchenliste fürs Schulfest. Das Prinzip gilt für Plätzchen genauso.
Der Basartag: Stationen und Rollen
Welche Stationen ihr braucht, hängt vom Basar ab. Diese tauchen fast überall auf:
- Verkauf Gebasteltes: Sterne, Gestecke, Karten, Holzarbeiten. Mindestens zwei Leute, damit eine Person beraten und die andere kassieren kann.
- Adventskränze: Brauchen Platz und eine eigene Kasse, weil sie teurer sind und oft vorbestellt werden. Vorbestellungen mit Namen auf einem Zettel am Kranz.
- Café und Kuchentheke: Die Station mit dem meisten Andrang. Kaffee kochen, Kuchen schneiden, kassieren, Geschirr abräumen.
- Tombola: Lose verkaufen, Gewinne ausgeben. Läuft meistens ruhig, außer kurz vor der Ziehung, falls es eine gibt.
- Kinderprogramm: Bastelecke oder Vorlesen, damit Eltern in Ruhe stöbern können. Braucht Leute, die gern mit fremden Kindern umgehen.
- Auf- und Abbau: Tische, Deko, Strom für die Kaffeemaschinen, danach Müll und Spülen. Die Schichten, die am längsten leer bleiben.
Legt fest, wer die Wechselgeldkassen ausgibt und wieder einsammelt. Bei fünf Stationen mit eigener Kasse ist sonst um 17 Uhr unklar, wo welches Geld liegt.
Beispiel: Basar am Samstag vor dem ersten Advent
So könnte der Basartag in einer Grundschule mit rund 200 Kindern aussehen. Der Basar läuft von 11 bis 17 Uhr, aufgebaut wird am Vorabend und am Morgen.
| Station | Zeit | Plätze | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Aufbau | Fr 16:00 bis 18:00 | 6 | Tische, Stellwände, Deko |
| Aufbau | Sa 9:00 bis 11:00 | 4 | Ware auslegen, Kaffee aufsetzen, Kassen ausgeben |
| Verkauf Gebasteltes | 11:00 bis 13:00 | 3 | Stärkster Andrang in der ersten Stunde |
| Verkauf Gebasteltes | 13:00 bis 15:00 | 3 | |
| Verkauf Gebasteltes | 15:00 bis 17:00 | 3 | Restposten am Ende reduzieren? |
| Adventskränze | 11:00 bis 14:00 | 2 | Vorbestellungen ausgeben |
| Adventskränze | 14:00 bis 17:00 | 2 | |
| Café | 11:00 bis 13:00 | 3 | |
| Café | 13:00 bis 15:00 | 4 | Kaffee und Kuchen nach dem Mittagessen |
| Café | 15:00 bis 17:00 | 3 | |
| Tombola | 11:00 bis 14:00 | 2 | |
| Tombola | 14:00 bis 17:00 | 2 | Restgewinne einpacken |
| Kinder-Bastelecke | 11:00 bis 14:00 | 2 | |
| Kinder-Bastelecke | 14:00 bis 17:00 | 2 | |
| Abbau | 17:00 bis 18:30 | 8 | Spülen, Müll, Kassen zählen |
Das sind 49 Plätze am Basartag. Dazu kommen vier Bastelabende mit je sechs Plätzen, also 24, macht zusammen 73. Bei 200 Kindern sind das grob 150 Familien, wenn Geschwister mitgezählt sind. Rein rechnerisch reicht es also, wenn jede zweite Familie eine Schicht übernimmt. In der Praxis klappt das nur, wenn ihr früh fragt und die Schichten kurz haltet. Zwei Stunden sagen deutlich mehr Leute zu als vier. Wie ihr so einen Bedarf für euren eigenen Basar durchrechnet, steht in Helferbedarf berechnen.
Elternhilfe fair verteilen
Bei Basaren in Schule und Kita hat sich ein Modell bewährt, das auch Vereine am Weihnachtsmarkt nutzen: Jede Klasse oder Gruppe übernimmt eine Station für einen Zeitblock. Die 3a macht das Café von 11 bis 13 Uhr, die Bärengruppe die Bastelecke am Nachmittag. Die Elternvertretung jeder Klasse besetzt ihren Block selbst. Das verteilt die Last, und Eltern helfen lieber mit Leuten, die sie schon vom Elternabend kennen.
Damit das Modell nicht kippt, braucht es zwei Dinge: Die Blöcke müssen in einer gemeinsamen Liste stehen, damit die Orga sieht, wo noch Lücken sind. Und es muss klar sein, was passiert, wenn eine Klasse ihren Block nicht vollbekommt. Mehr zu diesem Modell, dort am Beispiel eines Vereinsstands über mehrere Wochenenden, steht in Glühweinstand: Welches Schichtmodell passt?.
Denkt an Alleinerziehende und Eltern, die am Basartag selbst arbeiten. Für sie sind Aufgaben gut, die zeitlich flexibel sind: ein Bastelpaket zu Hause, Preisschilder schreiben, Tombola-Gewinne bei Geschäften im Ort einsammeln.
Was vorher geklärt sein sollte
- Raum und Termin: Mit Schulleitung, Kita-Träger oder Kirchengemeinde absprechen, und zwar inklusive Aufbau am Vorabend. Hausmeister früh einbinden, er weiß, wo die Tische stehen und welche Steckdose die Kaffeemaschinen aushält.
- Tombola: Eine Tombola ist rechtlich eine Lotterie. Für kleine Tombolas gibt es in den meisten Bundesländern eine allgemeine Erlaubnis, sie ist aber an Bedingungen geknüpft, etwa beim Gesamtwert der Lose und bei der Verwendung des Erlöses. Welche Regeln bei euch gelten, sagt das Ordnungsamt.
- Glühwein: Auf Schulgelände ist Alkohol oft durch die Hausordnung oder den Schulträger ausgeschlossen. Klärt das vorher, statt am Basartag darüber zu diskutieren. Wenn ihr ausschenken dürft, gelten die Regeln zum Jugendschutz aus dem Glühweinstand-Artikel.
- Geld: Wohin fließt der Erlös? Meistens in die Kasse des Fördervereins. Dann sollte auch der Förderverein die Wechselgeldkassen stellen und die Abrechnung machen.
- Versicherung: Ob Eltern beim Basar versichert sind, hängt davon ab, wer veranstaltet: Schule, Förderverein oder Elternbeirat. Hintergrund dazu in Versicherung für Helfer.
Der Zeitplan in Kurzform
| Zeitpunkt | Aufgaben |
|---|---|
| 8 bis 10 Wochen vorher | Termin und Raum festmachen, Orga-Team, Tombola beim Ordnungsamt klären |
| 6 Wochen vorher | Helferliste öffnen, mit Bastelabenden und Basartag, Klassen oder Gruppen Blöcke zuteilen |
| 5 bis 2 Wochen vorher | Bastelabende, Bastelpakete ausgeben, Tombola-Gewinne sammeln, Kranz-Vorbestellungen |
| 2 Wochen vorher | Kuchen- und Plätzchenliste, Wechselgeld bestellen, offene Schichten gezielt besetzen |
| Wenige Tage vorher | Helfer an ihre Schicht erinnern, Preise auszeichnen, Bastelpakete zurück |
| Basartag | Aufbau, Stationen, Kassen einsammeln, Abbau |
| Danach | Abrechnung, Dank an alle Helfer, Notizen fürs nächste Jahr |
Zum Erinnern ein paar Tage vorher gibt es fertige Texte in Helfer erinnern: Texte und Zeitpunkte. Für die Zeit danach lohnt sich ein Blick in Nach dem Fest: Nachbereitung und Dank.
Papier, Tabelle oder Link?
Für einen kleinen Basar mit einer Kuchentheke und zwei Tischen reicht eine Liste am Schwarzen Brett. Sobald Bastelabende über mehrere Wochen und mehrere Klassen dazukommen, wird Papier unübersichtlich, und der Elternchat noch mehr. Eine Liste, die alle auf dem Handy öffnen können, zeigt jedem, was noch frei ist, ohne dass die Orga jede Lücke einzeln anschreiben muss. Wie das für Basar und Weihnachtsmarkt aussieht, steht auf der Seite Schichtplaner für den Weihnachtsmarkt.
In Schichtplan-Manager legt ihr für jede Klasse eine Gruppe an, die Eltern beim Eintragen auswählen. So seht ihr auf einen Blick, ob die 3a ihren Café-Block schon voll hat. Eltern brauchen dafür kein Konto, nur den Link.