Ein Vereinsfest verteilt sich über einen Nachmittag und Abend. Die Gäste kommen und gehen, der Andrang am Grill steigt langsam an und flacht wieder ab. Ein Konzert funktioniert anders. 300 Leute wollen innerhalb einer Dreiviertelstunde durch denselben Eingang, und in der halbstündigen Pause zwischen Vorband und Hauptact wollen gefühlt alle gleichzeitig ein Bier. Wer die Crew so plant wie für ein Sommerfest, hat zu diesen Zeitpunkten zu wenig Leute und in der restlichen Zeit zu viele.
Dieser Artikel geht von einem Konzertabend oder kleinen Open Air aus, das ein Verein selbst veranstaltet: Musikverein, Jugendclub, Kulturverein, Sportverein mit Bandabend. Für mehrtägige Festivals mit Camping gelten andere Größenordnungen. Dazu gibt es eine eigene Seite zum Festival.
Den Abend in Phasen zerlegen
Bevor ihr Schichten anlegt, schreibt den Ablauf des Abends auf. Ein typisches Beispiel:
| Uhrzeit | Programm | Was die Crew dann macht |
|---|---|---|
| 14:00 | Aufbau Bühne und Technik | Anpacken beim Ausladen, Bar und Einlass aufbauen |
| 17:00 | Soundcheck | Bandbetreuung, Catering für die Bands |
| 18:30 | Crew-Treffen | Kurze Einweisung, Kassen ausgeben |
| 19:00 | Einlass | Erste Spitze am Eingang |
| 20:00 | Vorband | Bar läuft normal |
| 20:45 | Umbaupause | Spitze an der Bar, Stagehands auf der Bühne |
| 21:15 | Hauptband | Bar ruhiger, Awareness und Ordner aufmerksam |
| 23:00 | Ende | Letzte Spitze an der Bar, Garderobe, Ausgang |
| 23:30 | Abbau | Bar räumen, Kassen zählen, Bühne mit der Band abbauen |
Aus dieser Tabelle ergibt sich, wo ihr wann wie viele Leute braucht. Die meisten Stationen haben nicht durchgehend gleich viel zu tun. Der Einlass ist um 19:15 Uhr überlastet und um 21:30 Uhr praktisch leer. Leute vom Einlass können nach der ersten Spitze also an die Bar wechseln, wenn ihr das vorher so plant.
Einlass und Bändchen
Am Einlass passiert mehr, als man denkt: Tickets prüfen oder an der Abendkasse verkaufen, Bändchen umlegen, bei jüngeren Gästen den Ausweis kontrollieren, eventuell Taschen anschauen. Jeder dieser Schritte kostet Sekunden, und bei einer Schlange von 150 Leuten summieren sich diese Sekunden zu einer Viertelstunde Wartezeit.
Rechenweg für den Einlass
Angenommen, ihr erwartet 400 Gäste und rechnet damit, dass etwa 300 davon zwischen 19:15 und 20:00 Uhr kommen. Das sind knapp sieben Personen pro Minute. Wenn eine Person am Einlass für Ticket, Bändchen und gelegentliche Ausweiskontrolle etwa 20 Sekunden pro Gast braucht, schafft sie drei Gäste pro Minute. Ihr braucht also drei Leute, die parallel kontrollieren, plus mindestens eine Person an der Abendkasse, die nur verkauft. Wenn die Abendkasse in derselben Schlange steht wie die Ticketkontrolle, blockiert jeder Kartenzahler mit Wechselgeldsuche die ganze Reihe.
Die 20 Sekunden sind eine Annahme. Stoppt beim nächsten Konzert einmal, wie lange es wirklich dauert, und rechnet dann mit eurem Wert.
Bändchenfarben nach Alter
Wenn auch Jugendliche zum Konzert kommen, helfen verschiedenfarbige Bändchen der Bar enorm. Nach § 9 Jugendschutzgesetz dürfen Bier, Wein und Sekt nicht an unter 16-Jährige abgegeben werden (Ausnahme bisher: 14- und 15-Jährige in Begleitung eines Elternteils), alle anderen alkoholischen Getränke, also auch Mischgetränke mit Spirituosen, nicht an unter 18-Jährige. Mit drei Farben, etwa für unter 16, für 16 und 17 und für ab 18, sieht die Bar auf einen Blick, wer was bekommen darf, und muss nicht jeden einzeln fragen. Die Altersprüfung passiert dann einmal am Einlass, sorgfältig.
Ob für euren Abend zusätzliche Regeln gelten, etwa zu Anwesenheitszeiten von Jugendlichen bei Tanzveranstaltungen nach § 5 Jugendschutzgesetz, klärt ihr am besten vorher mit dem Ordnungsamt oder Jugendamt.
Bar: Die Umbaupause entscheidet
An der Bar gibt es drei Spitzen: kurz nach dem Einlass, in der Umbaupause und nach dem Konzert. Die Umbaupause ist die schwierigste, weil sie kurz ist und alle gleichzeitig kommen.
Ein Rechenbeispiel: 400 Gäste, die Umbaupause dauert 30 Minuten, und ihr geht davon aus, dass die Hälfte in dieser Zeit etwas trinken will. Das sind 200 Getränke in 30 Minuten, also knapp sieben pro Minute. Wenn ihr drei Zapfhähne habt und ein Becher pro Hahn etwa 15 Sekunden braucht, könnt ihr theoretisch zwölf Becher pro Minute zapfen. Die Zapfhähne sind also nicht der Engpass.
Der Engpass ist das Kassieren. Wer am Tresen mit Bargeld bezahlt, braucht mit Wechselgeld leicht 20 bis 30 Sekunden. Bei sieben Bestellungen pro Minute sind das bis zu dreieinhalb Minuten Kassierzeit pro Minute, also drei bis vier Leute, die nur kassieren. Deshalb arbeiten viele Konzertveranstalter mit Wertmarken oder Bons, die an einer eigenen Bonkasse verkauft werden. An der Bar wird dann nur noch getauscht: Marke gegen Becher. Das ist deutlich schneller und trennt außerdem das Geld vom Tresen.
Für die Umbaupause heißt das bei diesem Beispiel: drei Leute zapfen, eine Person gibt Flaschen und alkoholfreie Getränke aus, eine Person läuft für Becher, Eis und Fasswechsel, und zwei Leute sitzen an der Bonkasse. Zur Hauptband reichen dann drei bis vier an der Bar.
Awareness-Team
Ein Awareness-Team lässt sich auch bei einem Vereinskonzert stellen. Gemeint sind Ansprechpersonen für Gäste, die belästigt werden, sich bedrängt fühlen, sich unwohl fühlen oder Hilfe brauchen. Ein Awareness-Team ist kein Ordnerdienst und kein Sicherheitsdienst. Es hört zu, nimmt Betroffene ernst und hilft weiter, im Zweifel auch mit einem Anruf beim Sanitätsdienst oder der Polizei.
Damit das funktioniert, braucht es ein paar Regeln, die ihr beim Planen festlegen solltet:
- Das Team ist zu zweit unterwegs, nie allein.
- Die Leute sind erkennbar, etwa mit einer farbigen Weste oder einem Shirt, und auf Plakaten am Eingang und an der Bar steht, wie man sie erreicht.
- Wer Awareness macht, trinkt in der Schicht keinen Alkohol und macht nicht nebenbei Bar oder Einlass.
- Es gibt einen ruhigen Ort, an den man sich mit einer betroffenen Person zurückziehen kann.
- Die Schichten sind kurz, zwei Stunden reichen. Die Aufgabe ist anstrengender, als sie aussieht.
Die Leute im Awareness-Team sollten vorher wissen, was auf sie zukommen kann. Viele Frauenberatungsstellen und Jugendverbände bieten dafür Schulungen an. Einige Bars und Veranstaltungen beteiligen sich außerdem an der Kampagne Luisa ist hier des Frauen-Notrufs Münster, bei der Betroffene mit einer Codefrage am Tresen um Hilfe bitten können. Teilnehmen dürft ihr dort nur nach einer Einweisung durch die regionale Stelle, die Website sagt, ob es in eurer Region eine gibt.
Band, Bühne und Technik
Für die Bands braucht ihr eine feste Ansprechperson, die sie empfängt, ihnen Backstage, Getränke und Essen zeigt und weiß, wann sie dran sind. Das ist eine eigene Schicht, keine Nebenaufgabe für die Person am Einlass. In der Umbaupause werden zwei bis vier Leute als Stagehands gebraucht, die Instrumente tragen und Kabel legen, wenn die Band das möchte. Fragt die Bands vorher, was sie brauchen.
Ton und Licht macht bei Vereinskonzerten meist ein Techniker oder ein Verleih. Plant dort keine Ehrenamtlichen ein, die das noch nie gemacht haben. Und wenn ihr Musik spielt, auch über die Pausen-Playlist, muss die Veranstaltung vorher bei der GEMA angemeldet werden. Bei Livemusik will die GEMA danach eine Setlist. Wie das abläuft, steht auf der GEMA-Seite für Konzertveranstalter.
Ordner, Sanitätsdienst und Garderobe
Ab welcher Größe ihr Ordner, ein Sicherheitskonzept oder einen Sanitätsdienst braucht, hängt von eurer Gemeinde, dem Veranstaltungsort und den Auflagen ab. Das Ordnungsamt sagt es euch. Den Sanitätsdienst stellen in der Regel Hilfsorganisationen gegen Gebühr, die ihr früh anfragen solltet. Ordner aus dem Verein brauchen eine Einweisung: Wo sind die Notausgänge, wer darf was, wen ruft man.
Eine Garderobe ist bei Konzerten im Herbst und Winter fast Pflicht. Sie hat zwei Spitzen, am Anfang und am Ende. Um 23 Uhr wollen alle gleichzeitig ihre Jacke. Plant dafür mehr Leute ein als für den Beginn, denn die Jacken sind dann schon verteilt und müssen gesucht werden.
Typische Fehler am Konzertabend
- Abendkasse und Ticketkontrolle in einer Schlange.
- Die Bar wird für den Durchschnitt geplant, nicht für die Umbaupause.
- Das Awareness-Team ist „nebenbei“ auch an der Bar.
- Die Person, die die Bands betreut, ist gleichzeitig für den Einlass zuständig.
- Abbau ab Mitternacht mit Leuten, die seit 14 Uhr da sind.
Wie ihr die Crew einteilt
Für ein Konzert mit 100 Gästen reicht eine Liste in der Vereinsgruppe. Ab einer Größe, bei der ihr mehrere Bereiche mit eigenen Verantwortlichen habt, lohnt es sich, die Schichten so anzulegen, dass jeder sieht, was in welchem Bereich noch fehlt. In Schichtplan-Manager legt ihr dafür eine Schicht pro Bereich und Zeitfenster an und fragt beim Eintragen ab, was ihr wissen müsst, etwa die Shirtgröße oder ob jemand schon einmal am Einlass stand. Wie ihr Auf- und Abbau in überschaubare Zeitfenster teilt, steht in Aufbau und Abbau beim Vereinsfest. Den Gesamtbedarf für alle Bereiche könnt ihr mit Helferbedarf berechnen durchgehen.